Transacties begrijpen

Transacties vormen de basis van je boekhouding in Financica. Elke bankbetaling, factuur en overschrijving wordt weergegeven als een transactie die je kunt bekijken, categoriseren en documenteren.

De transactiepagina

Ga naar Boekhouding > Transacties om al je financiële activiteit te bekijken. De pagina toont een gepagineerde lijst van transacties met:

• Omschrijving - Waar de transactie over gaat (opgehaald van je bank of handmatig ingevoerd).
• Bedrag - De waarde van de transactie, met een richtingsindicator (inkomend of uitgaand).
• Rekening - Bij welke bank- of grootboekrekening de transactie hoort.
• Datum - Wanneer de transactie heeft plaatsgevonden.
• Documenten - Een pictogram dat toont hoeveel ondersteunende documenten zijn bijgevoegd.
• Factuurstatus - Of de transactie aan een factuur is gekoppeld.

Transacties filteren

Gebruik de filters bovenaan de pagina om de weergave te verfijnen:

• Zoeken - Filter op omschrijvingstekst.
• Datumbereik - Stel een start- en einddatum in.
• Bronrekening - Toon transacties van een specifieke bankrekening.
• Alleen ongecategoriseerd - Toon alleen transacties die nog niet aan een grootboekrekening zijn toegewezen. Dit is handig bij het reconciliëren.

Bulkselectie

Je kunt meerdere transacties tegelijk selecteren met de selectievakjes aan de linkerkant van de lijst. Houd Shift ingedrukt en klik om een reeks transacties te selecteren. De selectiebalk bovenaan toont het aantal geselecteerde transacties en hun gecombineerde totaalbedrag.

Beschikbare bulkacties:

• Verwijderen -- Verwijder de geselecteerde transacties.

Transactiedetails

Klik op een transactie om de detailweergave te openen. De detailpagina is georganiseerd in tabbladen:

Tabblad Details

Het hoofdtabblad met de kerninformatie van de transactie:

• Transactieboekingen -- Elke transactie kan meerdere boekingsregels hebben: een bronrekening en een of meer doelrekeningen. Zo kan een betaling bijvoorbeeld je bankrekening debiteren en een kostenrekening crediteren. Gesplitste transacties kunnen meerdere rekeningen crediteren.
• Gekoppelde facturen -- Als de transactie gekoppeld is aan een factuur (uitgave of inkomst), zie je een link naar die factuur voor snelle navigatie.

Tabblad Documenten

Bekijk en beheer bijgevoegde ondersteunende documenten zoals bonnetjes, facturen en contracten. Je kunt nieuwe documenten rechtstreeks vanuit de transactiedetailweergave uploaden door bestanden te slepen en neer te zetten of op het uploadgebied te klikken.

Tabblad Opmerkingen

Voeg notities toe aan transacties voor context. Opmerkingen zijn zichtbaar voor alle teamleden en zijn handig om ongewone transacties te verklaren of items te markeren voor beoordeling door je accountant. Wanneer iemand een opmerking plaatst bij een transactie, ontvangen teamleden met ingeschakelde opmerkingsnotificaties een e-mail.

Tabblad Geschiedenis

Het auditlog toont elke wijziging aan de transactie: wie de wijziging heeft aangebracht, wanneer, en wat er is gewijzigd.

Tabblad Bron

Voor transacties die zijn geïmporteerd vanuit integraties zoals Stripe, zie je de oorspronkelijke brongegevens en een link om de transactie in het oorspronkelijke systeem te bekijken (bijv. "Bekijken op Stripe").

Transactie verwijderen

Je kunt een transactie verwijderen vanuit de detailpagina via het dropdownmenu in de koptekst. Als de transactie is geïmporteerd vanuit een externe bron (zoals een bankverbinding of Stripe), waarschuwt Financica je dat deze niet automatisch opnieuw kan worden geïmporteerd.

Transactietypes

Transacties gaan in twee richtingen:

• Inkomend - Geld dat binnenkomt op een rekening (stortingen, klantbetalingen, ontvangen terugbetalingen).
• Uitgaand - Geld dat een rekening verlaat (uitgaven, leveranciersbetalingen, uitgaande overschrijvingen).

De richting wordt visueel aangegeven met kleurcodering en pictogrammen doorheen de interface.