Les assujettis belges disposent d'un compte courant auprès de l'administration fiscale. Il porte vos déclarations, les paiements que vous effectuez, les remboursements que vous recevez, ainsi que les intérêts de retard et les amendes éventuels. L'administration le publie sous forme d'extrait PDF périodique (Extrait de compte TVA / Uittreksel btw-rekening) ; il n'existe pas d'API.
Financica traite ces extraits exactement comme un flux bancaire : vous chargez le PDF, et chaque opération qu'il porte peut être comptabilisée dans le grand livre sur votre compte courant TVA.
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Charger des extraits
Déposez les PDF d'extraits dans la zone de chargement, ou cliquez dessus pour choisir des fichiers. Plusieurs fichiers peuvent être importés d'un coup, chacun limité à 10 Mo. Les extraits émis en français comme en néerlandais sont lus, de même que les anciennes mises en page utilisées par l'administration avant l'actuelle.
Chaque import conserve le PDF (visible sous l'onglet Fichiers, d'où vous pouvez le retélécharger) et en extrait les opérations. L'onglet Historique du compte affiche alors une chronologie continue sur tous vos extraits, du plus récent au plus ancien :
- Date d'effet — la date à laquelle l'opération prend effet, celle à partir de laquelle courent les intérêts. Lorsque l'administration l'a enregistrée nettement plus tard, la date d'enregistrement apparaît en dessous.
- Opération — sa nature (déclaration, paiement, remboursement, intérêts de retard, amende, correction) et, pour une déclaration, la période qu'elle couvre. Cliquez sur une ligne pour déplier le détail complet, dont le code d'opération brut et l'extrait sur lequel elle est arrivée.
- Mouvement — le mouvement, signé du point de vue du compte : positif en votre faveur, négatif en votre défaveur.
- Solde — le solde courant après l'opération, avec le mot indiquant son sens.
Au-dessus du tableau, une carte de synthèse affiche le solde du dernier extrait, sa date et la communication structurée à utiliser pour payer.
Si la chronologie détecte des extraits manquants entre deux imports, elle le signale sur la ligne où le solde fait un saut. Importez l'extrait manquant pour combler le trou.
Comment les opérations arrivent dans vos livres
L'import comptabilise l'extrait. Il n'y a pas d'étape séparée : chaque opération du fichier devient une écriture dès son arrivée, avec une ligne sur le compte courant TVA (4512) ; la contrepartie dépend de la nature de l'opération :
- Les déclarations clôturent la période. La déclaration solde vos comptes de contrôle TVA, au montant que l'administration a réellement enregistré, et est datée de la fin de la période déclarée plutôt que de la date d'enregistrement (qui tombe dans la période suivante).
- Les paiements et remboursements arrivent sur le compte d'argent en transit, où ils rejoignent le même mouvement venu de votre extrait bancaire. Un solde résiduel à cet endroit signifie qu'un des deux côtés manque encore.
- Les intérêts de retard et les amendes vont à leurs propres comptes de charges.
- Les corrections et régularisations, ainsi que tout code que Financica ne reconnaît pas, vont au compte d'écart TVA, car l'extrait seul ne dit pas ce qu'ils ajustent.
Les opérations qui tombent dans une période comptable verrouillée sont ignorées plutôt que forcées, et rien n'est comptabilisé tant que votre compte courant TVA n'est pas configuré.
Comptabiliser, dans la carte de synthèse, sert à rattraper ce que l'import a laissé de côté. Le bouton n'apparaît que tant qu'il reste quelque chose à comptabiliser, et indique combien d'opérations sont concernées. Utilisez-le après avoir rouvert une période verrouillée, après avoir fini de configurer les comptes, ou pour les extraits importés avant que Financica ne comptabilise à l'import.
La comptabilisation est idempotente
Chaque opération comptabilisée est rattachée à l'extrait dont elle provient, identifiée par la référence de formulaire de l'extrait et la position de l'opération. Relancer la comptabilisation, comptabiliser un extrait importé avant l'existence de cette fonction, ou recharger un extrait que vous possédez déjà, n'ajoute rien. Vous n'avez jamais besoin de réimporter un PDF pour corriger une comptabilisation.
Rapprocher un paiement de sa ligne bancaire
Un paiement ou un remboursement comptabilisé depuis un extrait reste sur l'argent en transit jusqu'à ce que la transaction bancaire correspondante l'annule. Là où Financica trouve cette ligne bancaire, la ligne d'historique y renvoie. Sinon, elle propose Rapprocher la ligne bancaire, qui ouvre la liste des candidats (même montant, autour de la date de l'extrait) et permet de chercher dans le reste du grand livre ; Rapprocher sur un candidat le retient. Le rapprochement déplace la contrepartie de la ligne bancaire sur le compte de transit, de sorte que les deux côtés s'annulent.
Le compte d'écart TVA
Écart TVA (à vérifier) doit toujours être à zéro.
La ligne sur le compte courant est le chiffre de l'administration ; le solde des comptes de contrôle est celui de votre comptabilité. Lorsqu'une déclaration a été enregistrée pour un montant différent de celui attendu par vos livres, la différence tombe sur ce compte. Comme il s'agit d'un compte ordinaire, il apparaît dans votre balance plutôt que dans un avertissement que vous devez penser à aller lire.
Tout ce qui s'y trouve est une vraie question : une facture manquante, une correction déposée, ou un chiffre parti de travers. Analysez-la et passez l'écriture de correction, plutôt que de solder le compte.
Extraits ou clôture depuis la déclaration
La clôture d'une période peut aussi se faire depuis la page de déclaration de TVA, avec Clôturer la période. Cette voie comptabilise la même écriture à partir de vos propres chiffres, et existe pour le cas où l'extrait de l'administration n'est pas encore arrivé.
Comptabiliser depuis l'extrait reste la meilleure voie : elle enregistre ce que l'administration a retenu, et non ce que vos livres ont calculé, et elle amène paiements, remboursements, intérêts et amendes avec la déclaration. Voir Déclarations de TVA pour la déclaration elle-même et pour la clôture manuelle.
Supprimer un extrait
Sous l'onglet Fichiers, le menu de la ligne propose Annuler et supprimer. Le nom promet trop : la commande supprime l'extrait importé, ses opérations et sa ligne sous Fichiers, mais elle ne touche pas à votre comptabilité. Les écritures comptabilisées depuis l'extrait restent dans le grand livre, chacune conservant le rattachement à la ligne d'extrait dont elle provient, et le PDF lui-même est conservé dans le stockage.
Comme ces rattachements survivent, réimporter le même extrait ramène l'historique du compte mais ne comptabilise rien : les écritures d'origine restent en place, justes ou fausses.
Pour corriger un extrait mal comptabilisé, commencez par le grand livre. Retrouvez ses écritures sous Transactions — elles portent la référence de formulaire de l'extrait — et supprimez-les. Supprimer une écriture libère son rattachement, de sorte que les opérations peuvent être comptabilisées à nouveau : cliquez sur Comptabiliser si vous avez gardé l'extrait, ou supprimez-le et importez le bon fichier.