Belgische btw-plichtigen hebben een rekening-courant bij de belastingadministratie. Daarop staan je aangiften, de betalingen die je doet, de terugbetalingen die je ontvangt, en eventuele nalatigheidsinteresten en boetes. De administratie publiceert ze als periodiek pdf-uittreksel (Uittreksel btw-rekening / Extrait de compte TVA); er is geen API voor.
Financica behandelt die uittreksels precies als een bankfeed: je uploadt de pdf, en elke verrichting erop kan in het grootboek geboekt worden op je btw-rekening-courant.
De btw-rekening openen
Ga naar Gegevensbronnen > Btw-rekening.
Uittreksels uploaden
Sleep de pdf's van de uittreksels naar de uploadzone, of klik erop om bestanden te kiezen. Je kunt meerdere bestanden tegelijk importeren, elk tot 10 MB. Uittreksels in het Nederlands en in het Frans worden allebei gelezen, net als de oudere lay-outs die de administratie vóór de huidige gebruikte.
Elke import bewaart de pdf (zichtbaar onder het tabblad Bestanden, waar je ze opnieuw kunt downloaden) en haalt de verrichtingen eruit. Het tabblad Rekeninghistoriek toont dan één doorlopende tijdlijn over al je uittreksels, nieuwste eerst:
- Uitwerkingsdatum — de datum waarop de verrichting uitwerking heeft, en waarop de interesten beginnen te lopen. Registreerde de administratie ze merkbaar later, dan staat de registratiedatum eronder.
- Verrichting — wat het is (aangifte, betaling, terugbetaling, nalatigheidsinteresten, boete, correctie) en, bij een aangifte, de periode die ze dekt. Klik op een lijn om het volledige detail open te vouwen, met de ruwe verrichtingscode en het uittreksel waarop ze binnenkwam.
- Beweging — de beweging, altijd getekend vanuit de rekening bekeken: positief in jouw voordeel, negatief in jouw nadeel.
- Saldo — het lopende saldo na de verrichting, met het woord dat zegt welke kant het op staat.
Boven de tabel toont een overzichtskaart het saldo van het recentste uittreksel, de datum ervan en de gestructureerde mededeling die je bij betaling gebruikt.
Merkt de tijdlijn dat er tussen twee geïmporteerde uittreksels uittreksels ontbreken, dan meldt ze dat op de lijn waar het saldo springt. Importeer het ontbrekende uittreksel om het gat te dichten.
Hoe verrichtingen in je boeken belanden
Het importeren boekt het uittreksel. Er is geen aparte stap: elke verrichting op het bestand wordt bij binnenkomst een grootboekboeking, met één lijn op de btw-rekening-courant (4512); de tegenboeking hangt af van wat de verrichting is:
- Aangiften sluiten de periode af. De aangifte veegt je btw-controlerekeningen leeg, voor het bedrag dat de administratie werkelijk registreerde, en draagt de datum van het einde van de aangegeven periode in plaats van de registratiedatum (die in de volgende periode valt).
- Betalingen en terugbetalingen komen op geld onderweg terecht, waar ze dezelfde beweging van je bankuittreksel ontmoeten. Blijft daar een saldo staan, dan ontbreekt een van beide kanten nog.
- Nalatigheidsinteresten en boetes gaan naar hun eigen kostenrekeningen.
- Correcties en regularisaties, en elke code die Financica niet herkent, gaan naar de btw-verschilrekening, want het uittreksel alleen zegt niet wat ze rechtzetten.
Verrichtingen die in een vergrendelde boekhoudperiode vallen, worden overgeslagen in plaats van geforceerd, en er wordt niets geboekt zolang je btw-rekening-courant niet is ingesteld.
Boeken, op de overzichtskaart, haalt in wat de import oversloeg. De knop verschijnt alleen zolang er nog iets te boeken valt, en zegt om hoeveel verrichtingen het gaat. Gebruik ze nadat je een vergrendelde periode weer opent, nadat je de rekeningen hebt ingesteld, of voor uittreksels die geïmporteerd zijn voordat Financica bij de import boekte.
Boeken is idempotent
Elke geboekte verrichting wordt vastgeklikt op het uittreksel waar ze vandaan komt, geïdentificeerd door de formulierreferentie van het uittreksel en de plaats van de verrichting erop. Opnieuw boeken, een uittreksel boeken dat vóór deze functie werd geïmporteerd, of een uittreksel opnieuw uploaden dat je al hebt, voegt niets toe. Je hoeft nooit een pdf opnieuw te importeren om een boeking recht te zetten.
Een betaling aan haar banklijn koppelen
Een betaling of terugbetaling die vanuit een uittreksel geboekt is, blijft op geld onderweg staan tot de overeenkomstige banktransactie ze tegenboekt. Waar Financica die banklijn vindt, verwijst de historieklijn ernaar. Waar niet, biedt de lijn Banklijn koppelen, wat de kandidaten opent (zelfde bedrag, rond de datum van het uittreksel) en waarmee je de rest van het grootboek kunt doorzoeken; Koppelen bij een kandidaat neemt die. Koppelen verplaatst de tegenboeking van de banklijn naar de wachtrekening, zodat beide kanten op nul uitkomen.
De btw-verschilrekening
Btw-verschil (na te kijken) hoort altijd op nul te staan.
De lijn op de rekening-courant is het cijfer van de administratie; wat van de controlerekeningen geveegd wordt, is dat van je boekhouding. Werd een aangifte voor een ander bedrag geregistreerd dan je boekhouding verwachtte, dan komt het verschil op deze rekening. Omdat het een gewone rekening is, verschijnt ze op je proefbalans in plaats van in een waarschuwing die je moet onthouden om te gaan lezen.
Alles wat erop staat is een echte vraag: een ontbrekende factuur, een ingediende correctie, of een cijfer dat verkeerd vertrok. Zoek het uit en boek de correctie, in plaats van de rekening weg te boeken.
Uittreksels tegenover afsluiten vanaf de aangifte
Een periode afsluiten kan ook vanaf de pagina met de btw-aangifte, met Periode afsluiten. Die weg boekt dezelfde soort post op basis van je eigen cijfers, en bestaat voor het geval het uittreksel van de administratie nog niet binnen is.
Boeken vanuit het uittreksel is de betere weg: het boekt wat de administratie registreerde, niet wat je boekhouding berekende, en het brengt betalingen, terugbetalingen, interesten en boetes mee met de aangifte. Zie Btw-aangiften voor de aangifte zelf en voor het handmatig afsluiten.
Een uittreksel verwijderen
Onder het tabblad Bestanden biedt het lijnmenu Ongedaan maken & verwijderen. De naam belooft te veel: het verwijdert het geïmporteerde uittreksel, zijn verrichtingen en zijn lijn onder Bestanden, maar het raakt je boeken niet aan. De boekingen die vanuit het uittreksel geboekt zijn, blijven in het grootboek staan, elk nog vastgeklikt op de uittrekselregel waar ze vandaan komt, en de pdf zelf blijft in de opslag bewaard.
Omdat die vastklikking blijft bestaan, brengt hetzelfde uittreksel opnieuw importeren de rekeninghistoriek terug maar boekt het niets: de oorspronkelijke boekingen blijven staan, juist of fout.
Om een verkeerd geboekt uittreksel recht te zetten, begin je bij het grootboek. Zoek de boekingen onder Transacties — ze dragen de formulierreferentie van het uittreksel — en verwijder ze. Een boeking verwijderen maakt haar vastklikking vrij, zodat de verrichtingen opnieuw geboekt kunnen worden: klik op Boeken als je het uittreksel hebt bewaard, of verwijder het en importeer het juiste bestand.