Le rapport de déclaration de TVA vous aide à calculer le montant de TVA que vous devez (ou qui vous est dû) pour une période donnée. Il est essentiel pour les entreprises assujetties à la TVA dans l'UE.
Prérequis
Avant d'utiliser le rapport de déclaration de TVA, configurez vos comptes de TVA dans Paramètres > Organisation :
- Compte de contrôle TVA en amont : le compte où la TVA déductible nationale sur les achats est suivie (par exemple, 411000 dans le PCMN belge).
- Compte de contrôle TVA collectée : le compte où la TVA collectée sur les ventes est suivie (par exemple, 451000).
- Taux de TVA local par défaut : votre taux standard de TVA nationale (par exemple, 20 % pour la France, 21 % pour la Belgique), défini dans Paramètres > Organisation > Comptabilité. Requis pour l'autoliquidation.
Les comptes suivants sont créés automatiquement lorsqu'ils sont nécessaires pour la première fois :
- TVA étrangère récupérable : suit la TVA étrangère payée sur les factures fournisseurs (récupérable via un régime de remboursement de TVA étrangère distinct, pas dans votre déclaration nationale).
- TVA en amont autoliquidation : TVA déductible auto-évaluée sur les achats en autoliquidation.
- TVA collectée autoliquidation : TVA collectée auto-évaluée sur les achats en autoliquidation.
- TVA en amont (non déductible) : partie non déductible de la TVA sur les achats (applicable à tous les régimes de TVA).
Sans les comptes de TVA principaux configurés, le rapport ne peut pas séparer les montants de TVA des autres transactions.
Accéder à la déclaration de TVA
Accédez à Rapports > Déclaration de TVA. Sélectionnez la période souhaitée à l'aide des contrôles de plage de dates.
Comment lire le rapport
La déclaration de TVA présente quatre chiffres clés :
TVA sur les ventes (TVA collectée)
Le total de TVA que vous avez collectée auprès de vos clients pendant la période. C'est le montant que vous devez aux autorités fiscales.
TVA sur les achats (TVA déductible)
Le total de TVA que vous avez payée à vos fournisseurs pendant la période. C'est le montant que les autorités fiscales vous doivent (TVA déductible).
Position nette de TVA
TVA collectée moins TVA déductible = TVA nette
- Un nombre positif signifie que vous devez de la TVA aux autorités.
- Un nombre négatif signifie que vous avez droit à un remboursement.
TVA autoliquidée
Si vous avez des factures en autoliquidation, le rapport présente les montants auto-évalués séparément. Les entrées d'autoliquidation en amont et en aval s'annulent toujours, mais les deux doivent être déclarées dans les cases correspondantes de votre déclaration de TVA.
Régimes de TVA sur les factures
Chaque facture porte un régime de TVA, défini dans l'onglet TVA de la page de dépense ou de revenu. Le régime indique à Financica comment comptabiliser la TVA et où les montants atterrissent dans la déclaration :
- Domestique : TVA locale facturée par le fournisseur (ou par vous sur les ventes). Le régime par défaut.
- Intracommunautaire (biens / services) : achats auprès ou ventes à une entreprise d'un autre pays de l'UE. Les achats autoliquident la TVA à votre taux local ; les ventes sont exemptées, le client autoliquidant la TVA.
- Autoliquidation domestique : le régime du cocontractant (p. ex. travaux immobiliers en Belgique) : la TVA est reportée sur le client dans le même pays.
- Importation (hors UE) : achats avec report de perception de la TVA à l'importation.
- Exportation (hors UE) : ventes exemptées hors de l'UE.
- TVA étrangère : achats sur lesquels vous avez payé la TVA d'un autre pays ; hors de votre déclaration nationale.
L'onglet TVA affiche aussi un résumé de la TVA par taux et, pour les régimes autoliquidés, l'estimation de la TVA autoliquidée dérivée de votre taux de TVA local par défaut.
TVA étrangère
La TVA étrangère (payée à des fournisseurs étrangers) est suivie dans le compte TVA étrangère récupérable et n'apparaît pas dans le calcul de votre déclaration de TVA nationale. Récupérez-la via un régime de remboursement distinct (directive UE de remboursement de TVA ou 13e directive pour les entreprises hors UE).
Autres mouvements de TVA
Toute écriture de TVA supplémentaire qui ne provient pas de factures taguées : corrections, ajustements ou règlements enregistrés directement dans les comptes de contrôle de TVA.
Mouvements liés aux factures vs. autres mouvements
Le rapport distingue :
- TVA liée à des factures : montants de TVA associés à des factures spécifiques dans les sections dépenses ou revenus. Ce sont les entrées les plus courantes.
- Autres mouvements de compte : écritures de TVA enregistrées directement dans les comptes de contrôle, non liées à des factures. Il peut s'agir d'ajustements manuels ou de corrections.
Cette séparation vous aide, vous et votre comptable, à vérifier que toute la TVA est correctement documentée.
TVA multidevise
Si vous opérez dans plusieurs devises, les montants de TVA sont affichés séparément par devise. C'est important pour les entreprises qui exercent leur activité dans plusieurs zones monétaires.
Déposer votre déclaration de TVA
Financica génère les données nécessaires à votre déclaration de TVA, mais ne la dépose pas directement auprès des autorités fiscales. Utilisez le rapport pour :
- Vérifier les chiffres avec votre comptable.
- Saisir les montants dans le système de déclaration de votre administration fiscale.
- Conserver le rapport comme justificatif en cas de contrôle.
Clôturer la période
Déposer la déclaration indique à l'administration ce que vous devez. Clôturer la période l'indique à votre comptabilité.
Tant que vous ne clôturez pas, la TVA collectée et la TVA déductible continuent de s'accumuler sur leurs propres comptes, et votre bilan les affiche toutes les deux en brut au lieu du seul chiffre qui compte vraiment : ce que vous devez à l'État, ou ce qu'il vous doit.
Il y a deux façons de procéder, et la première est généralement la bonne.
À partir de vos extraits de compte TVA
Si vous chargez les extraits de compte émis par l'administration (Sources de données > Compte TVA), ils fonctionnent comme un flux bancaire pour votre compte courant TVA. L'import comptabilise chaque opération de l'extrait :
- Les déclarations clôturent la période, au montant que l'administration a réellement enregistré.
- Les paiements et remboursements posent une ligne sur le compte courant TVA et l'autre sur l'argent en transit, où ils rejoignent la ligne correspondante de votre extrait bancaire.
- Les intérêts de retard et amendes sont imputés à leurs propres comptes de charges.
C'est la meilleure voie, car elle comptabilise ce que l'administration a enregistré plutôt que ce que votre comptabilité a calculé. L'opération peut être relancée sans risque : vous n'avez jamais besoin de recharger un extrait.
Voir Extraits de compte TVA pour charger les extraits, lire l'historique du compte et rapprocher les paiements de vos lignes bancaires.
À partir de la page de déclaration de TVA
Lorsque l'extrait d'une période n'est pas encore arrivé, Clôturer la période sur la page de déclaration comptabilise la même écriture à partir de vos propres chiffres. Vous voyez l'écriture exacte avant toute comptabilisation, et vous pouvez l'annuler.
Lorsque votre comptabilité et l'administration divergent
Si une déclaration a été enregistrée pour un montant différent de celui calculé par votre comptabilité, l'écart est imputé à un compte nommé Écart TVA (à vérifier), qui doit toujours être à zéro. Voir Extraits de compte TVA pour le lire et savoir quoi faire de ce qui s'y trouve.
Belgique : export XML Intervat
Pour les organisations belges, l'en-tête du rapport propose un bouton Télécharger le XML qui produit une déclaration périodique à la TVA Intervat (VATConsignment) à téléverser sur intervat.minfin.fgov.be via « Déclaration par fichier ».
Pour l'utiliser, sélectionnez une période mensuelle ou trimestrielle (Intervat n'accepte pas les périodes personnalisées) et configurez le numéro de TVA de votre organisation dans les paramètres.
Les montants proviennent de vos factures de la période. Vérifiez toujours le fichier généré par rapport au rapport à l'écran avant de le soumettre.
Pris en charge
- Ventes nationales aux taux belges standard (6 %, 12 %, 21 %) : base imposable dans les grilles 01/02/03 et TVA due dans la grille 54, plus les ventes à taux zéro dans la grille 00.
- TVA déductible sur les achats nationaux : base dans la grille 82 et TVA dans la grille 59.
- Opérations intracommunautaires : livraisons (grilles 44, 46) et acquisitions (grilles 86, 88 avec TVA autoliquidée dans la grille 55), pilotées par le régime de TVA de la facture.
- Autoliquidation / cocontractant : ventes (grille 45) et achats (grille 87, TVA dans la grille 56).
- Exportations (grille 47) et importations avec report de perception (grille 87, TVA dans la grille 57).
- Le solde à payer (grille 71) ou à récupérer (grille 72), avec une demande de restitution automatique lorsque vous êtes en crédit.
- Les notes de crédit, reprises dans les grilles de correction dédiées (48, 49 pour les notes délivrées ; 84, 85 pour les notes reçues, avec la TVA dans les grilles 63 et 64).
- L'acompte de décembre (grille 91) sur la déclaration de décembre ou du quatrième trimestre — voir ci-dessous.
La TVA autoliquidée (intracommunautaire, cocontractant, importations) utilise votre taux de TVA local par défaut et est déduite intégralement dans la grille 59.
Acompte de décembre (grille 91)
Les assujettis belges doivent payer un acompte sur la TVA de décembre (ou du quatrième trimestre) pour le 24 décembre. Sur la période de décembre / T4, un sélecteur Acompte de décembre apparaît dans l'en-tête du rapport avec les deux méthodes légales :
- Chiffres réels (grille 91) — vous payez la TVA réellement due sur les opérations du début de la période jusqu'au 20 décembre, et vous déclarez ce montant dans la grille 91. Financica remplit la grille 91 à partir de votre compte Acomptes TVA (le compte dédié, code 4115, sur lequel le paiement de l'acompte est comptabilisé). Un zéro est exporté comme 0,00 explicite, ce qui déclare qu'aucun montant n'était dû selon cette méthode.
- Basé sur la période précédente — vous payez un montant égal à la TVA de la période précédente ; la grille 91 reste vide.
Comptabilisez le paiement de l'acompte sur le compte Acomptes TVA au moment où vous l'effectuez. Avec la méthode des chiffres réels sélectionnée, le rapport vous avertit lorsque ce compte n'a aucun mouvement sur la période, et lorsque le montant comptabilisé diffère de la TVA due sur les opérations de la période jusqu'au 20 décembre.
Bientôt disponible
Les éléments suivants ne figurent pas encore dans le fichier. S'ils vous concernent, vérifiez le fichier généré et ajoutez les montants manquants directement dans Intervat avant de le soumettre :
- Les ventes exemptées (article 44) ne figurent pas dans le fichier (elles ne sont pas reprises dans la déclaration périodique).
- Ventilation biens / investissements pour les achats (grilles 81, 83). Pour l'instant, toute la base d'achats va dans la grille 82.
- TVA non déductible sur les achats (l'intégralité de la TVA est actuellement traitée comme déductible).
- Ajustements manuels de TVA enregistrés directement sur les comptes de contrôle, non liés à une facture.
- Factures hors EUR (Intervat est en EUR uniquement).
Impression
Utilisez le menu de paramètres (icône d'engrenage) dans l'en-tête du rapport pour ouvrir la vue d'impression. Celle-ci affiche la déclaration de TVA dans une mise en page optimisée pour l'impression avec le nom et le logo de votre organisation, puis ouvre la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur. Vous pouvez imprimer sur papier ou enregistrer en PDF via l'option « Enregistrer en PDF » intégrée à votre navigateur.
Périodes de TVA courantes
- Mensuelle : obligatoire pour les grandes entreprises dans la plupart des pays de l'UE.
- Trimestrielle : le régime par défaut pour les petites entreprises.
- Annuelle : disponible dans certaines juridictions pour les très petites entreprises.
Consultez votre comptable ou votre administration fiscale pour connaître votre fréquence de déclaration.