Het btw-aangifterapport helpt je berekenen hoeveel btw je verschuldigd bent (of tegoed hebt) voor een bepaalde periode. Dit is essentieel voor ondernemingen die btw-plichtig zijn in de EU.
Vereisten
Configureer je btw-rekeningen in Instellingen > Organisatie voordat je het btw-aangifterapport gebruikt:
- Btw-inkopen controlerekening -- De rekening waarop aftrekbare binnenlandse btw op aankopen wordt bijgehouden (bijv. 411000 in het Belgische MAR).
- Btw-verkopen controlerekening -- De rekening waarop geïnde btw op verkopen wordt bijgehouden (bijv. 451000).
- Standaard lokaal btw-tarief -- Je standaard binnenlands btw-tarief (bijv. 20% voor het VK, 21% voor België), ingesteld bij Instellingen > Organisatie > Boekhouding. Vereist voor de berekening bij verlegging van heffing.
De volgende rekeningen worden automatisch aangemaakt wanneer ze voor het eerst nodig zijn:
- Buitenlandse Btw Terug te vorderen -- Houdt buitenlandse btw bij die is betaald op leveranciersfacturen (terug te vorderen via een apart buitenlands btw-teruggaveregeling, niet via je binnenlandse aangifte).
- Btw Inkopen Verlegging -- Zelf berekende aftrekbare btw op aankopen met verlegging van heffing.
- Btw Verkopen Verlegging -- Zelf berekende verschuldigde btw op aankopen met verlegging van heffing.
- Btw Inkopen (Niet-aftrekbaar) -- Niet-aftrekbaar deel van de btw op aankopen (geldt voor alle btw-regimes).
Zonder de kernrekeningen voor btw geconfigureerd kan het rapport btw-bedragen niet scheiden van overige transacties.
Toegang tot de btw-aangifte
Ga naar Rapporten > Btw-aangifte. Selecteer de periode waarover je wilt rapporteren met de datumbereikopties.
Het rapport lezen
De btw-aangifte toont vier kerngetallen:
Btw op verkopen (verschuldigde btw)
De totale btw die je hebt geïnd bij klanten gedurende de periode. Dit is geld dat je aan de belastingdienst verschuldigd bent.
Btw op aankopen (aftrekbare btw)
De totale btw die je hebt betaald aan leveranciers gedurende de periode. Dit is geld dat de belastingdienst aan jou verschuldigd is (aftrekbare btw).
Netto btw-positie
Verschuldigde btw min Aftrekbare btw = Netto btw
- Een positief getal betekent dat je btw verschuldigd bent aan de belastingdienst.
- Een negatief getal betekent dat je recht hebt op een teruggave.
Btw bij verlegging van heffing
Als je facturen hebt met verlegging van heffing, toont het rapport de zelf berekende bedragen apart. De boekingsregels voor verlegging van heffing (inkopen en verkopen) komen altijd op nul uit, maar beide moeten in de relevante vakken van je btw-aangifte worden vermeld.
Btw-regimes op facturen
Elke factuur heeft een btw-regime, ingesteld op het tabblad Btw van de uitgaven- of inkomstenpagina. Het regime bepaalt hoe Financica de btw boekt en waar de bedragen in de btw-aangifte terechtkomen:
- Binnenlands -- Lokale btw aangerekend door de leverancier (of door jou op verkopen). De standaard.
- Intracommunautair (goederen / diensten) -- Aankopen bij of verkopen aan een onderneming in een ander EU-land. Bij aankopen voldoe je de btw zelf tegen je lokale tarief; verkopen zijn vrijgesteld en de klant voldoet de btw.
- Binnenlandse verlegging -- De medecontractantregeling (bv. werk in onroerende staat in België): de btw verschuift naar de klant binnen hetzelfde land.
- Invoer (buiten EU) -- Aankopen met verlegging van de invoer-btw.
- Uitvoer (buiten EU) -- Vrijgestelde verkopen buiten de EU.
- Buitenlandse btw -- Aankopen waarop je de btw van een ander land betaalde; valt buiten je binnenlandse aangifte.
Het tabblad Btw toont ook een btw-overzicht per tarief en, voor regimes met verlegging, de geschatte zelf voldane btw op basis van je standaard lokaal btw-tarief.
Buitenlandse btw
Buitenlandse btw (betaald aan buitenlandse leveranciers) wordt bijgehouden op de rekening Buitenlandse Btw Terug te vorderen en verschijnt niet in de berekening van je binnenlandse btw-aangifte. Vorder deze terug via een apart teruggaveregeling (EU Btw-teruggaverichtlijn of 13e Richtlijn voor niet-EU-bedrijven).
Overige btw-bewegingen
Eventuele aanvullende btw-boekingen die niet afkomstig zijn van getagde facturen: correcties, aanpassingen of verrekeningen die rechtstreeks in de btw-controlerekeningen zijn geboekt.
Factuurgetagd vs. overige bewegingen
Het rapport maakt onderscheid tussen:
- Factuurgetagde btw -- Btw-bedragen gekoppeld aan specifieke facturen in de uitgaven- of inkomstensecties. Dit zijn de meest voorkomende boekingen.
- Overige rekeningbewegingen -- Btw-boekingen die rechtstreeks in de controlerekeningen zijn vastgelegd, niet gekoppeld aan facturen. Dit kunnen handmatige aanpassingen of correcties zijn.
Dit onderscheid helpt jou en je boekhouder om te verifiëren dat alle btw correct is gedocumenteerd.
Btw in meerdere valuta's
Als je in meerdere valuta's opereert, worden btw-bedragen apart per valuta weergegeven. Dit is belangrijk voor bedrijven die handelen over valutagrenzen heen.
Je btw-aangifte indienen
Financica genereert de gegevens die je nodig hebt voor je btw-aangifte, maar dient niet rechtstreeks in bij de belastingdienst. Gebruik het rapport om:
- De cijfers te bespreken met je boekhouder.
- De bedragen in te voeren in het aangiftesysteem van je lokale belastingdienst.
- Het rapport te bewaren als documentatie voor auditdoeleinden.
De periode afsluiten
Met je aangifte vertel je de administratie wat je verschuldigd bent. Met het afsluiten van de periode vertel je het je boekhouding.
Zolang je niet afsluit, blijven de geïnde en de aftrekbare btw op hun eigen rekeningen oplopen, en toont je balans ze allebei bruto in plaats van het enige cijfer dat er werkelijk toe doet: wat je aan de Staat verschuldigd bent, of wat de Staat jou verschuldigd is.
Er zijn twee manieren, en de eerste is meestal de juiste.
Vanuit je btw-rekeninguittreksels
Als je de rekeninguittreksels van de administratie uploadt (Gegevensbronnen > Btw-rekening), werken ze als een bankfeed voor je btw-rekening-courant. Het importeren boekt elke verrichting erop:
- Aangiftes sluiten de periode af, voor het bedrag dat de administratie werkelijk registreerde.
- Betalingen en terugbetalingen zetten één lijn op de btw-rekening-courant en de andere op geld onderweg, waar ze de overeenkomstige lijn van je bankuittreksel ontmoeten.
- Nalatigheidsintresten en boetes gaan naar hun eigen kostenrekeningen.
Dit is de betere weg, want ze boekt wat de administratie registreerde in plaats van wat je boekhouding berekende. Opnieuw boeken kan zonder risico: je hoeft nooit een uittreksel opnieuw te uploaden.
Zie Btw-rekeninguittreksels voor het uploaden van de uittreksels, het lezen van de rekeninghistoriek en het koppelen van betalingen aan je banklijnen.
Vanaf de pagina met de btw-aangifte
Als het uittreksel voor een periode nog niet binnen is, boekt Periode afsluiten op de aangiftepagina dezelfde post op basis van je eigen cijfers. Je ziet de exacte boeking voordat er iets geboekt wordt, en je kunt ze ongedaan maken.
Wanneer je boekhouding en de administratie verschillen
Werd een aangifte voor een ander bedrag geregistreerd dan je boekhouding berekende, dan komt het verschil op een rekening met de naam Btw-verschil (na te kijken), die altijd op nul hoort te staan. Zie Btw-rekeninguittreksels om ze te lezen en te weten wat je met wat erop staat aanvangt.
België: Intervat XML-export
Voor Belgische organisaties heeft de rapportkop een knop XML downloaden die een periodieke btw-aangifte voor Intervat (VATConsignment) genereert die je op intervat.minfin.fgov.be kunt uploaden via "Aangifte via bestand".
Om deze te gebruiken, selecteer je een maandelijkse of driemaandelijkse periode (Intervat aanvaardt geen aangepaste periodes) en configureer je het btw-nummer van je organisatie in de instellingen.
De bedragen komen uit je facturen van de periode. Controleer het gegenereerde bestand altijd aan de hand van het rapport op het scherm voordat je het indient.
Ondersteund
- Binnenlandse verkopen aan de Belgische standaardtarieven (6%, 12%, 21%): belastbare basis in roosters 01/02/03 en verschuldigde btw in rooster 54, plus verkopen tegen nultarief in rooster 00.
- Aftrekbare btw op binnenlandse aankopen: basis in rooster 82 en btw in rooster 59.
- Intracommunautaire leveringen (roosters 44, 46) en verwervingen (roosters 86, 88 met zelf voldane btw in rooster 55), aangestuurd door het btw-regime van de factuur.
- Verlegging / medecontractant: verkopen (rooster 45) en aankopen (rooster 87, btw in rooster 56).
- Uitvoer (rooster 47) en invoer met verlegging (rooster 87, btw in rooster 57).
- Het saldo te betalen (rooster 71) of terug te vorderen (rooster 72), met een automatisch verzoek tot teruggave wanneer je in krediet staat.
- Creditnota's, opgenomen in de specifieke correctieroosters (48, 49 voor uitgereikte; 84, 85 voor ontvangen, met de btw in roosters 63 en 64).
- Het decembervoorschot (rooster 91) op de aangifte van december of het vierde kwartaal — zie hieronder.
Zelf voldane btw (intracommunautair, medecontractant, invoer) gebruikt je standaard lokaal btw-tarief en wordt volledig afgetrokken in rooster 59.
Decembervoorschot (rooster 91)
Belgische btw-plichtigen moeten tegen 24 december een voorschot betalen op de btw van december (of het vierde kwartaal). Op de periode december / K4 verschijnt een selector Decembervoorschot in de rapportkop met de twee wettelijke methodes:
- Werkelijke cijfers (rooster 91) — je betaalt de btw die werkelijk verschuldigd is op de verrichtingen vanaf het begin van de periode tot en met 20 december, en je geeft dat bedrag aan in rooster 91. Financica vult rooster 91 in vanuit je rekening Btw-voorschotten (de specifieke rekening, code 4115, waarop de voorschotbetaling wordt geboekt). Een nul wordt geëxporteerd als een expliciete 0,00, wat verklaart dat er volgens deze methode niets verschuldigd was.
- Op basis van vorige periode — je betaalt een bedrag gelijk aan de btw van de vorige periode; rooster 91 blijft leeg.
Boek de voorschotbetaling op de rekening Btw-voorschotten wanneer je ze uitvoert. Met de methode van de werkelijke cijfers geselecteerd waarschuwt het rapport wanneer die rekening geen bewegingen heeft in de periode, en wanneer het geboekte bedrag verschilt van de btw verschuldigd op de verrichtingen van de periode tot en met 20 december.
Binnenkort beschikbaar
Het volgende zit nog niet in het bestand. Als het op jou van toepassing is, controleer je het gegenereerde bestand en voeg je de ontbrekende bedragen rechtstreeks in Intervat toe voordat je het indient:
- Vrijgestelde verkopen (artikel 44) blijven buiten het bestand (ze worden niet opgenomen in de periodieke aangifte).
- Opsplitsing goederen / investeringen voor aankopen (roosters 81, 83). Voorlopig gaat de volledige aankoopbasis naar rooster 82.
- Niet-aftrekbare btw op aankopen (het volledige btw-bedrag wordt momenteel als aftrekbaar behandeld).
- Handmatige btw-boekingen die rechtstreeks op de controlerekeningen zijn geboekt en niet aan een factuur zijn gekoppeld.
- Facturen buiten EUR (Intervat is uitsluitend in EUR).
Afdrukken
Gebruik het instellingenmenu (tandwielpictogram) in de rapportkop om de afdrukweergave te openen. Dit rendert de btw-aangifte in een afdrukgeoptimaliseerde lay-out met je organisatienaam en logo, en opent vervolgens het afdrukvenster van je browser. Je kunt afdrukken op papier of opslaan als PDF via de ingebouwde optie "Opslaan als PDF" van je browser.
Gebruikelijke btw-periodes
- Maandelijks -- Vereist voor grotere bedrijven in de meeste EU-landen.
- Per kwartaal -- De standaard voor kleinere bedrijven.
- Jaarlijks -- Beschikbaar in sommige rechtsgebieden voor zeer kleine bedrijven.
Raadpleeg je boekhouder of lokale belastingdienst voor je aangiftefrequentie.