L'assistant IA de Financica est conçu pour le travail partagé entre fondateurs et comptables. Il peut expliquer ce qui s'est passé, interroger vos livres en langage courant, résumer les exceptions et proposer des actions lorsque vous voulez avancer plus vite.
L'assistant IA est disponible sur les plans Scale et Enterprise.
Ouvrir l'assistant
Appuyez sur Cmd+J (Mac) ou Ctrl+J (Windows/Linux) pour ouvrir le panneau de l'assistant. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône de l'assistant dans la barre latérale. L'assistant tient compte du contexte : il sait sur quelle page vous êtes et peut faire référence à la transaction, à la facture ou au compte que vous consultez.
Historique des conversations
Vos conversations sont enregistrées et conservées d'une session à l'autre. Vous pouvez charger une conversation précédente ou en démarrer une nouvelle depuis le panneau de l'assistant.
Ce que l'assistant IA fait bien
Utilisez l'assistant IA lorsque vous cherchez du raisonnement, une explication ou une synthèse :
- Expliquer une transaction en langage courant.
- Résumer les créances ouvertes, les dettes ouvertes ou ce qui reste à catégoriser.
- Voir qui vous doit de l'argent et qui est le plus en retard, et ce que vous devez à vos fournisseurs.
- Comprendre où va votre argent et comment cette année se compare à la précédente.
- Vérifier si vos livres sont prêts à être clôturés, et repérer les factures d'achat probablement en double.
- Trouver des tendances à travers de nombreuses transactions ou factures.
- Rédiger des propositions de catégorisation ou de suivi comptable.
- Transformer une image jointe en contexte comptable que vous pouvez vérifier.
Si vous savez déjà exactement ce que vous voulez ouvrir, préférez la recherche globale avec ⌘K / Ctrl+K. La palette de commandes convient mieux à la navigation directe et aux recherches exactes. L'assistant IA convient mieux aux questions.
De bonnes questions
Pour les fondateurs
- « Donne-moi un aperçu financier de ce mois-ci. »
- « Qui me doit de l'argent, et qui est le plus en retard ? »
- « Où va mon argent cette année ? »
- « Comment cette année se compare-t-elle à la précédente ? »
- « Qu'est-ce qui a changé en trésorerie par rapport au mois dernier ? »
- « Crée une facture pour Acme de 3 heures de consultance à 120 €. »
Pour les comptables
- « Mes livres sont-ils prêts à être clôturés pour juin ? »
- « Une facture fournisseur a-t-elle été encodée deux fois ? »
- « Montre les transactions non catégorisées qui demandent attention. »
- « Que devons-nous aux fournisseurs avant la fin du mois ? »
- « Explique pourquoi cette facture n'est toujours pas rapprochée. »
- « Laisse une note sur cette transaction : en attente du reçu. »
Mode écriture
Lorsque le Mode écriture est activé, l'assistant IA peut proposer des actions qui affectent vos données.
Points importants :
- L'assistant ne modifie pas vos livres en silence.
- Chaque action proposée apparaît dans la conversation avec une étape d'approbation.
- Vous pouvez appliquer ou rejeter chaque action individuellement.
Les fondateurs peuvent donc avancer plus vite sans contourner la revue du comptable, et les comptables peuvent déléguer le travail répétitif sans perdre le contrôle.
Images et pièces jointes
Vous pouvez joindre une image pour donner plus de contexte à l'assistant. C'est utile pour :
- les reçus,
- les factures fournisseurs,
- les captures d'écran d'un prestataire de paiement,
- les captures bancaires ou comptables que vous voulez faire expliquer.
L'assistant utilise l'image téléversée comme contexte supplémentaire pour la conversation.
Outils intégrés
L'assistant IA dispose d'outils spécialisés qui lui permettent de travailler avec vos données :
- Rechercher dans les écritures -- Trouver des transactions, des écritures comptables ou des tendances précises dans vos livres.
- Balance âgée clients et fournisseurs -- Voir les factures ouvertes regroupées par ancienneté du retard, pour savoir qui relancer et quoi payer en premier.
- Répartition des charges -- Vos plus grands postes de charges de l'année, chacun avec sa part dans le total des dépenses.
- Comparaison de périodes -- Produits, charges et résultat net face à une date antérieure (cette année contre l'année dernière, par défaut).
- Contrôle de santé des livres -- Un bilan de préparation à la clôture : le grand livre est-il équilibré, reste-t-il des éléments non catégorisés, combien est en retard.
- Détection de doublons -- Signale les factures d'achat probablement encodées deux fois avant qu'elles ne vous coûtent de l'argent.
- Extraits de compte -- Les mouvements de n'importe quel compte du grand livre sur une période, avec solde d'ouverture, solde progressif par ligne et solde de clôture. Demandez « détaille-moi le compte bancaire pour ce trimestre ».
- Justificatifs manquants -- Les factures fournisseurs sans document joint et les dépenses sans reçu, filtrées par montant et par période, pour que rien ne manque quand le comptable ou l'administration fiscale le demande.
- Parcourir vos enregistrements -- Lister et consulter les documents, les membres de l'équipe, les intégrations connectées, les extraits de compte TVA, les factures électroniques Peppol (envoyées et reçues), les imports de relevés bancaires et la piste d'audit, avec des filtres par statut et par date.
- Consulter la documentation -- Rechercher dans la documentation d'aide de Financica pour répondre aux questions sur le produit.
- Lire des documents -- Extraire le texte des pièces jointes PDF pour analyse.
- Générer des rapports en PDF -- Produire un PDF téléchargeable de votre bilan, de votre compte de résultat ou de votre balance générale, en anglais, français ou néerlandais. Demandez-le en langage courant (« envoie-moi le bilan en PDF en français ») et l'assistant répond avec un lien que vous pouvez ouvrir, télécharger ou transférer (cela fonctionne aussi sur WhatsApp et les autres canaux). Les organisations belges reçoivent automatiquement le format statutaire (Bilan / Comptes de résultats).
- Calculs de déclaration TVA -- Calculer les positions TVA et vérifier les chiffres d'une déclaration.
- Position de trésorerie -- Résumer vos soldes de trésorerie actuels sur l'ensemble des comptes.
- Historique de trésorerie -- Les entrées et sorties mois par mois et les soldes de fin sur vos comptes bancaires, avec une projection de runway. Lorsque vous utilisez l'assistant depuis Claude ou ChatGPT (via le connecteur), des questions comme « comment ma trésorerie a-t-elle évolué cette année ? » affichent un graphique interactif.
- Rapprochement bancaire -- Aider à identifier les transactions non rapprochées et suggérer des correspondances.
En mode écriture, l'assistant peut aussi créer des factures, proposer des catégorisations et des approbations, laisser des notes sur les transactions et effectuer d'autres actions qui modifient vos données -- chacune derrière une étape d'approbation dès que vos livres sont concernés.
Bonnes pratiques
- Soyez précis sur la période, la contrepartie ou le flux qui vous intéresse.
- Demandez d'abord une explication si le traitement comptable n'est pas clair.
- Utilisez la recherche globale pour les correspondances exactes, puis l'IA pour l'interprétation.
- Gardez le mode écriture désactivé sauf si vous êtes en train de passer les modifications en revue.