Importation d'extraits bancaires

Si votre banque ne prend pas en charge la synchronisation automatique, ou si vous devez importer des transactions historiques, vous pouvez téléverser des extraits bancaires manuellement. Financica lit le fichier, vous montre ce qu'il a trouvé, puis comptabilise les transactions dans votre grand livre après votre confirmation.

Accéder à l'importation d'extraits bancaires

Accédez à Sources de données > Extraits bancaires dans la barre latérale.

Formats acceptés

Vous pouvez déposer plusieurs fichiers à la fois. Chaque fichier est traité séparément et dispose de son propre compte cible et de son propre aperçu. Un fichier ne peut pas dépasser 50 Mo.

CSV : seules les mises en page CSV propres à certaines banques sont reconnues : Wise, Revolut, Mercury (exports QuickBooks et NetSuite) et KBC (exports anglais et français, y compris les fichiers accentués en Latin-1 que KBC produit pour les locales autres que l'anglais). Un CSV générique provenant d'une autre banque est rejeté avec un message de format non pris en charge. Exportez plutôt un fichier CAMT.053 ou un PDF depuis cette banque.
CODA : le format belge d'extrait bancaire (Febelfin), exporté par toutes les banques belges et reçu par les comptables via Codabox. Il est reconnu à son contenu, quel que soit le nom du fichier (.cod, .txt, suffixe propre à la banque). La date comptable, le montant, le nom et le compte de la contrepartie, la communication structurée (VCS) et le code d'opération de la banque sont tous lus. Une communication structurée devient la référence de la transaction sous la forme +++xxx/xxxx/xxxxx+++, de sorte qu'un paiement client portant la référence imprimée sur votre facture lui est rapproché. Un paiement groupé (une ligne sur le compte avec plusieurs bénéficiaires détaillés en dessous) est importé comme une seule transaction, avec le détail conservé. Un fichier contenant plusieurs extraits journaliers est importé en entier.
CAMT.053 (XML) : le format d'extrait bancaire ISO 20022, exporté par la plupart des banques européennes. La date comptable, le montant, la contrepartie, les références, les codes d'opération bancaire et les détails de change sont tous lus dans le fichier. Seul le premier extrait du fichier est importé : exportez donc un extrait par fichier. Les écritures encore marquées comme en attente sont importées au même titre que les écritures comptabilisées.
PDF : l'extrait de n'importe quelle banque, dans n'importe quelle langue. C'est la voie la plus souple, et celle qui demande le plus de vérifications. Voir ci-dessous.

Dans un fichier CSV, CODA ou CAMT.053, les lignes sans date exploitable, ou dont le montant est nul, sont ignorées, et l'aperçu vous indique combien avant que vous ne validiez quoi que ce soit. Sur les voies PDF, ce chiffre vaut moins : l'analyse IA ne compte que les lignes dont elle n'a pas su lire la date, et l'analyseur KBC annonce toujours zéro ligne ignorée. Sur un PDF, comparez plutôt le nombre de transactions à l'extrait que de vous fier au nombre de lignes ignorées.

Comment les extraits PDF sont lus

Un extrait PDF suit l'une de ces trois voies, choisie automatiquement :

Un analyseur propre à la banque, lorsque Financica reconnaît l'établissement. Aujourd'hui, cela concerne KBC et aucune autre banque. Les dates, les montants et les numéros d'extrait sont lus exactement tels qu'ils sont imprimés, sans interprétation ; le nom de la contrepartie, son compte et la communication sont ensuite mis en forme par l'analyse IA, et c'est cette partie-là qui mérite un coup d'œil. C'est la voie la plus fiable dont nous disposons. Elle ne lit pas la colonne des soldes : un PDF KBC ne produit donc jamais de solde d'ouverture, voir plus bas.
L'analyse IA, pour toutes les autres banques. Le texte de l'extrait est confié à un modèle qui détermine lui-même les colonnes, la langue et la convention de signe. C'est ce qui rend importable le PDF d'une banque quelconque, mais il s'agit d'une lecture du document, non d'une transcription garantie.
La reconnaissance optique (OCR), lorsque le PDF ne contient aucun texte (un extrait scanné ou photographié). Les pages sont d'abord converties en texte, puis confiées à l'une des deux voies ci-dessus. L'OCR prend plus de temps : le téléversement revient à l'état « en cours de traitement » et l'aperçu apparaît une fois les pages lues. La qualité dépend du scan : une page de travers ou en basse résolution est la principale source d'erreurs.

L'analyse IA comporte des limites qu'il vaut mieux connaître :

L'extrait est découpé en blocs lus l'un après l'autre : un extrait long demande donc plusieurs passages. Cinq pages est le plafond, mais un bloc est aussi limité par la quantité de texte qu'il contient, et sur un extrait chargé c'est généralement ce critère qui décide de la découpe : les blocs sont donc souvent plus courts. Chaque passage dispose de son propre délai ; si l'un d'eux échoue, l'analyse du fichier entier échoue et il vous est demandé de réessayer. Découper un extrait très volumineux en périodes plus courtes suffit généralement à le faire passer.
Lorsqu'un extrait imprime un solde progressif, Financica s'en sert comme somme de contrôle : le solde de chaque ligne doit être égal au précédent augmenté du montant de la ligne. Un écart signifie qu'une ligne a été omise, dupliquée ou dotée du mauvais signe. Cela ne bloque pas l'importation : si le solde de clôture dans Financica ne correspond pas à celui imprimé sur l'extrait, c'est le signal qu'il faut examiner les lignes importées.
Un bloc qui renvoie nettement moins de transactions que le reste du document est automatiquement relu une seconde fois, et la meilleure des deux réponses est conservée. Cela protège contre une lecture tronquée en silence, mais ne constitue pas une preuve d'exhaustivité.

Quelle que soit la voie utilisée, vérifiez ces trois points sur l'extrait papier avant de poursuivre : le nombre de transactions, le solde de clôture et le signe de quelques remboursements ou encaissements.

Comment importer

Déposez les fichiers dans la zone de téléversement, ou cliquez pour les sélectionner. L'analyse démarre immédiatement et chaque fichier obtient sa propre ligne.
Choisissez le compte cible pour chaque fichier. Seuls les comptes bancaires libellés dans la devise de l'extrait sont proposés. S'il n'en existe aucun, choisissez d'en créer un : pour un PDF, l'IBAN et le BIC trouvés sur l'extrait sont préremplis.
Vérifiez l'aperçu : format, nombre de transactions, lignes ignorées, devise et période couverte.
Importez. Les transactions sont comptabilisées et le fichier lui-même est conservé pour que vous puissiez le télécharger plus tard.

Le fichier téléversé est conservé même lorsque l'analyse échoue : un extrait que Financica n'a pas su lire reste listé et téléchargeable.

Devises prises en charge

Financica prend en charge 37 devises, dont l'euro, la livre sterling, le dollar américain et la plupart des devises européennes et mondiales majeures. Si un extrait contient une devise hors de cette liste, l'importation est bloquée avant toute comptabilisation et le message indique les devises utilisables. Un extrait mêlant plusieurs devises nécessite un compte bancaire pour chacune d'elles.

Soldes d'ouverture

Lorsque l'extrait imprime un solde progressif, Financica calcule ce que le compte détenait avant la première transaction (solde de la première ligne moins son montant) et le comptabilise comme solde d'ouverture, daté de la veille de cette transaction. Les exports CSV de Wise, Revolut et KBC en contiennent un, un fichier CODA toujours (il indique le solde avant son premier mouvement), tout comme un PDF lu par l'analyse IA dès lors que l'extrait imprime une colonne de solde. Les exports CAMT.053 et Mercury n'en contiennent pas, et un PDF KBC non plus, car l'analyseur KBC ne lit que les dates et les montants. L'importation d'un PDF KBC ne comptabilise donc jamais de solde d'ouverture ; utilisez l'export CSV de KBC s'il vous en faut un.

C'est essentiel pour le rapprochement : sans cela, un compte dont l'historique commence en cours de vie n'afficherait qu'un solde composé des seules transactions importées, et ne concorderait jamais avec votre banque.

Trois règles encadrent ce mécanisme :

Il n'est comptabilisé que sur un compte ne comportant encore aucune transaction. Une importation dans un compte déjà alimenté ne touche jamais à son solde.
La décision est prise une seule fois par compte, définitivement. Si vous supprimez volontairement l'écriture d'ouverture, une importation ultérieure ne la rétablira pas.
Un solde d'ouverture nul n'est pas comptabilisé.

La contrepartie de l'écriture est portée au compte de capitaux propres Ajustements de solde d'ouverture, afin que le bilan reste équilibré tant que vous ne disposez que d'un historique partiel.

Ce que la comptabilisation produit réellement

Chaque ligne importée devient une véritable écriture en partie double, marquée comme rapprochée :

Un côté est porté sur le compte bancaire que vous avez sélectionné, pour le montant et dans la devise de la ligne d'extrait.
L'autre côté est porté sur Produits non catégorisés ou Charges non catégorisées, selon le sens de l'opération.

Ce second côté est une case d'attente, pas une réponse. Le travail qui suit une importation consiste à catégoriser ces transactions, manuellement ou à l'aide des suggestions de l'IA. Consultez Catégoriser les transactions.

Si Stripe est connecté, les lignes de versement présentes dans l'extrait sont rapprochées de vos versements Stripe pendant l'importation, afin qu'un versement ne soit pas comptabilisé deux fois.

Extraits Wise

Les exports CSV de Wise sont traités plus finement qu'un extrait ordinaire, car une ligne Wise décrit souvent plus d'un mouvement d'argent :

Frais : lorsqu'une ligne comporte des frais, ceux-ci sont isolés sur une écriture Frais bancaires Wise et le côté charge conserve le montant brut. Vos coûts ne sont pas sous-évalués et les frais restent visibles.
Conversions de devises : une conversion comptabilise ses deux côtés via le compte Change de devises, de sorte que l'argent quittant un solde et arrivant sur un autre forme une seule transaction plutôt que deux opérations sans lien.
Paiements convertis au moment du décaissement : lorsque vous payez dans une devise à partir d'un solde libellé dans une autre, la transaction enregistre le montant quittant votre solde, les deux côtés du change, les frais, et la charge dans la devise effectivement reçue par le bénéficiaire.
Cashback : comptabilisé sur un compte de produits Cashback Wise plutôt que laissé non catégorisé.
Frais de commande de carte ou de coordonnées bancaires : comptabilisés en Frais bancaires Wise.
Comptes de devise manquants : si un extrait Wise contient une devise pour laquelle vous n'avez aucun compte, un compte Wise dans cette devise est créé automatiquement. Cela ne vaut que pour les extraits Wise.
Un même débit dans deux extraits : un mouvement que Wise étiquette comme une conversion de devises apparaît dans les deux extraits de devise. L'importation du second fusionne avec la transaction existante au lieu d'en créer une copie. Seules les lignes que Wise étiquette ainsi sont rapprochées d'un extrait à l'autre ; tout autre mouvement imprimé dans les deux est importé deux fois.
Annulations et préautorisations : les lignes partageant un même identifiant de transaction Wise sont regroupées. Si leur solde net n'est pas nul (un débit accompagné d'un remboursement partiel de frais), elles sont fusionnées en une seule transaction. Si leur solde net est exactement nul (un débit et son annulation intégrale, le schéma des préautorisations de VTC ou de carburant), elles restent deux transactions distinctes, car chaque côté a un sens propre. Le nombre de groupes fusionnés et de groupes conservés séparément est enregistré comme avertissement sur l'importation, que vous lisez dans l'infobulle de sa pastille de statut dans l'historique des importations.

Doublons

La capacité de Financica à reconnaître une transaction déjà vue dépend du format :

Les extraits Wise portent les identifiants de transaction propres à Wise. Une ligne correspondant à une transaction déjà présente dans vos livres, issue d'une importation Wise antérieure ou d'un compte Wise connecté, met à jour cette transaction au lieu d'en créer une seconde. C'est ce qui rend sûre la réimportation d'un export Wise chevauchant une période déjà couverte.
Les fichiers CODA identifient chaque mouvement par compte, numéro d'extrait et position, qui ne changent pas d'un export à l'autre. Réimporter un fichier déjà importé, ou un fichier qui le chevauche, met à jour les transactions existantes au lieu d'en créer une seconde copie.
Tous les autres formats (Revolut, Mercury, KBC, CAMT.053 et PDF) ne disposent d'aucun identifiant stable d'un export à l'autre : les lignes ne sont identifiées que par leur position dans le fichier en cours d'importation. Réimporter le même fichier, ou une période déjà importée, comptabilise ces transactions une seconde fois.

Limitez donc vos importations aux périodes non encore couvertes ; et si vous importez malgré tout un fichier qui en chevauche une, annulez l'importation plutôt que de supprimer les transactions une à une.

Les transactions provenant d'une connexion bancaire automatique sont dédoublonnées séparément, sur les références propres de la banque. Consultez Connecter vos comptes bancaires.

Historique des importations

La page des extraits bancaires liste chaque fichier téléversé, qu'il ait donné lieu à une importation ou non. Chaque ligne indique le nom du fichier, avec le format source sous forme de petite icône à côté et la période couverte en dessous, puis le compte, une pastille de statut et la date du téléversement.

La pastille de statut porte les chiffres. Survolez-la pour voir combien de transactions ont été importées, combien de lignes ont été ignorées, combien ont été comptées comme doublons, le nombre total de lignes, ainsi que les avertissements et les erreurs par ligne.
Télécharger : dans le menu d'actions de la ligne, le fichier original tel qu'il a été téléversé.
Annuler et supprimer : également dans le menu d'actions, supprime les transactions créées par cette importation et détache les paiements de factures qui leur étaient rattachés. Utilisez cette action pour revenir en une fois sur une importation erronée ou dupliquée. Elle n'est proposée que pour les lignes devenues une importation ; un fichier dont l'analyse a échoué ne peut être que téléchargé.

Bonnes pratiques

Importez chronologiquement : commencez par les extraits les plus anciens et avancez dans le temps, afin que les soldes d'ouverture et les soldes progressifs concordent.
Un compte par fichier : un fichier doit couvrir un seul compte bancaire. Les exports Wise multidevises font exception et sont gérés pour vous.
Préférez les formats structurés : le CODA, le CAMT.053 et un CSV pris en charge sont des transcriptions ; un PDF est une lecture de document. Réservez la voie PDF aux cas où rien de mieux n'est proposé.
Contrôlez le solde de clôture : comparez le solde du compte dans Financica au solde imprimé sur l'extrait. C'est le moyen le plus rapide de repérer une ligne manquante ou mal signée.
N'importez pas deux fois la même période : en dehors de Wise et du CODA, rien ne l'empêche. Vérifiez d'abord l'historique des importations.
Utilisez la synchronisation automatique quand c'est possible : les importations manuelles sont une solution de repli. Un compte connecté est plus fiable pour la tenue courante. Consultez Connecter vos comptes bancaires.