Le tableau de bord est la page sur laquelle vous arrivez après vous être connecté. Il répond d'un coup d'œil à trois questions : de combien d'argent vous disposez, ce qui doit être fait aujourd'hui et ce qui arrive. Chaque élément renvoie vers la page où le travail correspondant se fait.
Juste après la création d'une société, le tableau de bord s'ouvre sur une courte fenêtre de bienvenue qui demande qui s'occupe de sa comptabilité (vous, vous avec un comptable, ou vous en tant que comptable). Votre réponse n'est enregistrée nulle part et ne change rien aujourd'hui : choisir une option vous amène au message de bienvenue, et Commencer ferme la fenêtre. Il n'y a pas d'autre sortie, répondez donc à la question plutôt que de chercher un bouton de fermeture. La fenêtre est liée au lien sur lequel vous arrivez après la création de la société : elle ne réapparaît donc jamais ensuite, et une personne qui rejoint une société existante sur invitation ne la voit jamais.
Les quatre chiffres en haut
Quatre cartes s'alignent en haut de la page. Chacune affiche un chiffre à un instant donné, à une exception près.
- Trésorerie : le total de vos comptes bancaires. Seuls les comptes d'actif marqués comme comptes bancaires y entrent, une carte de crédit est donc exclue.
- Total de l'actif : le total de tous les comptes d'actif de votre plan comptable.
- Total du passif : le total de tous les comptes de passif, affiché en positif.
- Résultat net : les revenus moins les dépenses pour l'exercice en cours à ce jour, issus du même calcul que votre compte de résultat. La carte porte la mention « Exercice à ce jour » pour lever l'ambiguïté : les trois autres sont des soldes à l'instant présent, celui-ci est un cumul depuis le début de votre exercice.
Sous chaque chiffre peut apparaître une variation en pourcentage. Pour la trésorerie, l'actif et le passif, elle se compare au solde de clôture du mois précédent. Pour le résultat net, elle se compare au même cumul d'exercice un an plus tôt. La variation est masquée lorsqu'il n'y a rien à comparer (aucun chiffre antérieur, ou un chiffre antérieur nul) et lorsque le mouvement est inférieur à 0,1 %.
Si vous détenez plusieurs devises, chaque carte affiche d'abord un total unique dans votre propre devise. Le montant est souligné en pointillés : survolez-le pour voir la contribution de chaque devise, le taux appliqué et la date de publication BCE correspondante. Chaque écriture est convertie au taux du jour de sa propre date, la règle que suivent déjà votre bilan et votre compte de résultat : les cartes concordent donc avec vos états.
Le bouton en forme d'engrenage au-dessus des cartes bascule entre ce total unique et le détail par devise, votre propre devise en tête et, au-delà de trois devises, les suivantes repliées derrière un bouton +n autres devises. Votre choix est mémorisé sur ce navigateur. Lorsqu'aucun taux n'est disponible pour l'une de vos devises, la carte revient d'elle-même au détail plutôt que d'afficher un total qu'elle ne peut pas assumer. Voir transactions multidevises.
Votre liste de tâches
Cette carte ne liste que ce qui demande réellement votre attention, du plus urgent au moins urgent. Les lignes qui portent un compteur renvoient vers la liste filtrée correspondant exactement à ce qu'elles comptent ; les deux lignes de configuration renvoient vers la page de paramètres où corriger le problème, et Tout est à jour n'est pas un lien.
- Vérifier les transactions : combien de transactions restent à catégoriser. La règle est celle du filtre « non catégorisées » de la liste des transactions, le compteur et la liste concordent donc toujours.
- Connecter les données bancaires : affiché tant que Financica n'a aucune activité bancaire. Renvoie vers la configuration des comptes bancaires.
- Encaisser les factures en retard : les factures clients échues et impayées.
- Payer les factures en retard : les factures fournisseurs échues et impayées. Les notes de crédit ne sont jamais considérées comme en retard.
- Vérifier les notes de crédit non appliquées : les notes de crédit, clients ou fournisseurs, qui ont encore du crédit à appliquer à une facture. Renvoie vers la liste filtrée sur le statut Non appliquée (la liste des dépenses dès qu'une note de crédit fournisseur en fait partie).
- Configurer les comptes TVA : affiché lorsque votre organisation a des échéances de déclaration TVA devant elle et que le compte de TVA déductible ou le compte de TVA collectée manque. Les échéances examinées ici sont les cinq prochaines de votre pays, cette ligne peut donc apparaître alors que la carte des échéances à venir n'affiche encore rien. Sans les deux comptes, les rapports TVA ne peuvent pas être produits. Renvoie vers les paramètres de votre organisation.
Quand il n'y a rien à faire, la carte affiche une seule ligne Tout est à jour.
Échéances à venir
Les obligations de dépôt tombant dans les trois prochains mois, de la plus proche à la plus lointaine, jusqu'à cinq.
- Déclarations TVA : déduites de votre pays et de votre périodicité de déclaration (mensuelle ou trimestrielle). La ligne indique la date de dépôt, et une date de paiement distincte lorsque les deux diffèrent. Un clic ouvre la déclaration TVA de la période. Si votre organisation relève d'un régime de TVA sans déclaration périodique, aucune échéance TVA n'est affichée.
- Comptes annuels : pour les organisations belges, la date limite de dépôt à la Banque nationale de Belgique, déduite de votre date de clôture. Un clic ouvre le bilan à cette date de clôture. Voir dépôt des comptes annuels.
Le petit bouton d'information dans l'en-tête de la carte renvoie vers la source officielle des dates. Considérez ces rappels comme indicatifs et confirmez vos obligations auprès de l'administration.
Tendance du résultat
Un graphique mensuel des revenus et des dépenses, avec le résultat net superposé. Il couvre une fenêtre glissante de douze mois maximum et ne commence jamais avant le mois de votre toute première transaction. Avec moins de deux mois d'historique, il n'y a pas de tendance à tracer : la carte est alors entièrement masquée.
Chaque devise a son propre graphique ; rien n'est converti.
Transactions récentes
Les dix transactions les plus récentes par date de transaction, et non par ordre de saisie. Chaque ligne montre le libellé, le compte et le montant de la première ligne d'écriture de la transaction, ainsi que la date. Une flèche indique une entrée ou une sortie d'argent. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la transaction, ou sur Tout afficher pour la liste complète.
Comptes
Vos comptes bancaires et cartes de crédit avec leur solde actuel, jusqu'à cinq. Ils sont classés selon la taille du solde, quel que soit son signe : une carte de crédit fortement utilisée passe donc devant un solde bancaire plus faible. Cliquez sur l'un d'eux pour ouvrir son grand livre, ou sur Tout afficher pour le plan comptable. Si vous n'avez encore rien connecté, cette carte vous propose un raccourci pour le faire.
Créances & dettes
Vos factures ouvertes, en trois niveaux.
- À encaisser et À payer : le nombre de factures ouvertes et leur total restant dû, par devise. Les créances correspondent aux factures clients envoyées, les dettes aux factures fournisseurs reçues. Les deux lignes renvoient vers la liste correspondante.
- En retard : un encadré orangé qui n'apparaît que si quelque chose est échu, séparant les factures à encaisser des factures à payer.
- Échéancier : les soldes ouverts répartis selon leur ancienneté : En cours, 1-30 jours, 31-60 jours, 61-90 jours et 90+ jours, séparément pour les créances et les dettes. Les tranches vides ne sont pas affichées. Avec plusieurs devises, chacune a son propre échéancier.
Étapes suivantes
- Bien démarrer : le flux de travail quotidien vers lequel le tableau de bord vous oriente.
- Catégoriser les transactions : pour vider la tâche « Vérifier les transactions ».
- Compte de résultat : l'origine du chiffre de résultat net.