Il arrive qu'une facture ne soit pas réglée en totalité. Un fournisseur vous facture une prestation qu'il n'a jamais livrée et vous lui annoncez que vous ne paierez pas cette ligne. Ou un client cesse de payer et vous acceptez que vous n'encaisserez jamais.
Financica vous permet d'enregistrer l'un ou l'autre cas sur les lignes concernées, afin que vos livres reflètent ce que vous comptez réellement payer ou encaisser, pendant que la facture elle-même reste exactement telle qu'elle a été émise.
Contester une ligne d'une facture d'achat
Ouvrez la facture et repérez la ligne en question. Dans le menu ... au bout de cette ligne, choisissez Contester cette ligne.
La ligne est marquée et une colonne Contesté apparaît avec le montant en jeu. Il correspond par défaut à la ligne entière, car « je ne paie pas cela » est le cas habituel. Cliquez sur le montant pour le modifier si vous ne contestez qu'une partie de la ligne, par exemple si dix heures vous sont facturées et que vous en acceptez six.
Vous pouvez le faire que la facture ait déjà été approuvée et comptabilisée ou non. C'est d'ailleurs la situation normale : vous comptabilisez la facture, puis le désaccord survient.
Pour tout contester, utilisez Contester toutes les lignes dans le menu ... en haut du panneau Lignes.
Marquer une facture de vente comme irrécouvrable
Le même mécanisme fonctionne dans l'autre sens. Sur une facture client, le menu indique Marquer comme irrécouvrable, et les totaux affichent Irrécouvrable et Total recouvrable.
Utilisez-le lorsque vous avez acté qu'un montant ne sera pas payé : le client ne répond plus, a fait faillite, ou vous avez renoncé commercialement à la créance.
Si vous utilisez Stripe, les factures que vous y marquez comme irrécouvrables sont reprises automatiquement lors de la synchronisation suivante.
Ce qui change, et ce qui ne change pas
Sous les totaux, deux lignes apparaissent :
Total 1 210,00
Contesté −302,50
Total après contestations 907,50
Le total ne bouge pas. Le montant dû indiqué par la facture non plus, ni ce que votre déclaration TVA reprend. C'est délibéré, et il vaut la peine de comprendre pourquoi.
Une facture est un document juridique. Ne pas être d'accord avec elle ne change pas ce qu'elle dit, et ne change pas la taxe déjà déclarée dessus. Votre fournisseur a déclaré la TVA sur le montant total en l'émettant, et vous avez déduit la TVA sur le montant total en la comptabilisant. Aucune des deux ne peut être défaite parce qu'une partie décide de ne pas payer.
Seule une note de crédit réduit réellement ce qui est dû. Si votre fournisseur vous donne raison, il en émet une, et c'est ce document qui corrige à la fois le montant et la TVA des deux côtés. Une fois reçue et appliquée, le solde diminue correctement et votre déclaration TVA comme la sienne restent cohérentes.
Le montant contesté est donc une indication de ce que vous attendez, posée à côté de la position juridique plutôt qu'à sa place. Votre bilan et votre déclaration TVA continuent de dire la vérité sur ce qui a été facturé ; les nouvelles lignes vous disent ce que vous comptez réellement payer.
Mettre fin à une contestation
Choisissez Retirer la contestation dans le même menu de ligne. Le montant redevient attendu, et la trace de la contestation est conservée plutôt qu'effacée : vous pouvez toujours voir ce qui a été contesté et quand.
Si au contraire le fournisseur cède et envoie une note de crédit, appliquez-la à la facture normalement, puis retirez la contestation.
Un point d'attention
Vous ne pouvez pas contester plus qu'une ligne ne vaut, ni modifier une ligne en dessous du montant contesté sur celle-ci. Si vous devez le faire, retirez d'abord la contestation, modifiez la ligne, puis contestez à nouveau.