Soms wordt een factuur niet volledig vereffend. Een leverancier factureert u iets dat hij nooit geleverd heeft, en u laat weten dat u die regel niet betaalt. Of een klant stopt met betalen en u aanvaardt dat u nooit zult innen.
Met Financica legt u beide gevallen vast op de betrokken factuurregels, zodat uw boeken tonen wat u werkelijk verwacht te betalen of te innen, terwijl de factuur zelf blijft zoals ze is uitgereikt.
Een regel op een aankoopfactuur betwisten
Open de factuur en zoek de regel waarmee u het oneens bent. Kies in het ...-menu aan het einde van die regel Deze regel betwisten.
De regel wordt gemarkeerd en er verschijnt een kolom Betwist met het bedrag in kwestie. Dat is standaard de volledige regel, want "hiervoor betaal ik niet" is het gebruikelijke geval. Klik op het bedrag om het aan te passen als u slechts een deel betwist, bijvoorbeeld wanneer tien uren gefactureerd zijn en u er zes aanvaardt.
Dit kan of de factuur al goedgekeurd en geboekt is of niet. Dat is trouwens de normale situatie: u boekt de factuur, en daarna ontstaat het geschil.
Om alles te betwisten gebruikt u Alle regels betwisten in het ...-menu bovenaan het paneel Factuurregels.
Een verkoopfactuur als oninbaar markeren
Hetzelfde werkt in de andere richting. Op een klantfactuur leest het menu Als oninbaar markeren, en de totalen tonen Oninbaar en Inbaar totaal.
Gebruik het wanneer u aanvaard hebt dat een bedrag niet betaald wordt: de klant reageert niet meer, is failliet, of u hebt de vordering commercieel afgeschreven.
Gebruikt u Stripe, dan worden facturen die u daar als oninbaar markeert automatisch overgenomen bij de volgende synchronisatie.
Wat verandert er, en wat niet
Onder de totalen verschijnen twee regels:
Totaal 1 210,00
Betwist −302,50
Totaal na betwistingen 907,50
Het totaal beweegt niet. Het bedrag dat de factuur zegt dat u verschuldigd bent evenmin, en ook niet wat uw btw-aangifte rapporteert. Dat is bewust, en het loont om te begrijpen waarom.
Een factuur is een juridisch document. Het er niet mee eens zijn verandert niet wat er staat, en verandert niets aan de btw die er al op aangegeven is. Uw leverancier gaf btw aan op het volledige bedrag bij het uitreiken, en u trok btw af op het volledige bedrag bij het boeken. Geen van beide kan ongedaan gemaakt worden doordat één partij beslist niet te betalen.
Alleen een creditnota vermindert werkelijk wat verschuldigd is. Geeft uw leverancier u gelijk, dan reikt hij er een uit, en dat document corrigeert zowel het bedrag als de btw aan beide zijden. Zodra u ze ontvangt en toepast, daalt het saldo correct en blijven uw btw-aangifte en de zijne consistent.
Het betwiste bedrag is dus een aantekening over wat u verwacht, naast de juridische positie in plaats van in de plaats ervan. Uw balans en uw btw-aangifte blijven de waarheid vertellen over wat gefactureerd is; de nieuwe regels vertellen u wat u werkelijk van plan bent te betalen.
Een betwisting beëindigen
Kies Betwisting verwijderen in hetzelfde regelmenu. Het bedrag wordt weer verwacht, en het spoor van de betwisting blijft bewaard in plaats van gewist: u kunt nog steeds zien wat betwist werd en wanneer.
Geeft de leverancier daarentegen toe en stuurt hij een creditnota, pas die dan gewoon toe op de factuur en verwijder daarna de betwisting.
Eén aandachtspunt
U kunt niet meer betwisten dan een regel waard is, en u kunt een regel niet verlagen tot onder het bedrag dat u erop betwist hebt. Moet dat toch, verwijder dan eerst de betwisting, pas de regel aan, en betwist opnieuw.