Une facture arrive en décembre et paie la cotisation de l'année suivante. Une autre arrive en janvier pour un travail effectué en décembre. Dans les deux cas, la date du document et l'exercice auquel la charge appartient ne sont pas le même exercice, et un seul des deux est négociable.
L'onglet Report d'une facture déplace la charge ou le produit vers l'exercice auquel il appartient. Il ne fait rien tant que vous ne le demandez pas : chaque facture est comptabilisée à sa propre date jusqu'à ce que vous ouvriez cet onglet et le changiez.
Où il se trouve
Ouvrez une dépense ou une facture et allez dans l'onglet Report. La facture doit d'abord être approuvée : un report déplace la charge ou le produit d'une écriture comptable, il faut donc qu'il y en ait une.
Les trois options
À la date de la facture. L'option par défaut, et le point de départ de chaque facture. La charge ou le produit est comptabilisé dans l'exercice de la date de la facture, et rien de plus n'est écrit.
Déplacer vers un autre exercice. Le montant entier est comptabilisé à une date que vous choisissez. Laissez la date vide et il part au premier jour de l'exercice suivant, ce qui est le cas courant : une facture de décembre pour l'abonnement de l'année suivante.
Cela fonctionne aussi dans l'autre sens. Indiquez une date dans l'exercice précédent et la charge y est comptabilisée à la place : la facture de janvier pour le travail de décembre.
Étaler sur la période de prestation. Le montant est comptabilisé mois par mois sur la période indiquée sur la facture, au prorata des jours. Une cotisation de douze mois qui démarre en novembre met deux mois dans cet exercice et dix dans le suivant, chacun dans son propre mois.
Cette option n'est disponible que si la facture indique une période de prestation. Financica la lit automatiquement sur les factures Peppol/UBL, Factur-X et Stripe ; une facture qui n'en indique aucune n'a rien sur quoi être étalée.
Choisissez une option, appuyez sur Enregistrer, et les écritures apparaissent en dessous.
Ce qu'il écrit
Deux écritures, ou davantage si vous étalez :
- une écriture de report datée de la fin de votre exercice, qui retire le montant de votre résultat de cet exercice, et
- une écriture de reprise dans l'exercice cible, qui l'y remet.
Le solde attend entre les deux sur l'un des comptes de régularisation habituels (490, 491, 492 ou 493 dans le plan comptable belge), soit exactement là où un comptable s'attend à le trouver. Le résultat de chaque exercice est juste pris isolément, et les deux écritures s'annulent l'une l'autre.
La section Écritures sous les options est lue depuis votre grand livre, pas depuis un paramètre. Ce que vous y voyez est ce qui est réellement comptabilisé.
Ce à quoi il ne touche jamais
La TVA. La TVA de la facture reste à la date de la facture, parce que la TVA est due au moment de l'émission de la facture, pas au moment de la prestation. Un report ne peut pas modifier une déclaration TVA que vous avez déjà déposée, et il ne peut pas modifier celle que vous vous apprêtez à déposer.
Ce que vous devez ou ce qui vous est dû. Le fournisseur reste créancier à la date de la facture, et le client reste débiteur à la date de la facture. Seuls la charge ou le produit se déplacent.
Les écritures sont verrouillées
Ouvrez l'une des écritures générées depuis Transactions : elle indique d'où elle vient, avec un lien vers la facture, et elle ne peut y être ni modifiée ni supprimée. Elles sont réécrites depuis la facture à chaque changement du report, de sorte que l'onglet Report est le seul endroit qui décide de ce qu'elles disent.
Changer d'avis
Choisissez une autre option et enregistrez : les écritures précédentes sont supprimées et remplacées, jamais additionnées. Revenez à À la date de la facture et elles sont entièrement supprimées.
Si vous modifiez ensuite les montants de la facture, le report suit : il diffère toujours ce que la facture dit actuellement, pas ce qu'elle disait au moment où vous l'avez configuré. Retirer l'approbation de la facture ou l'annuler supprime le report en même temps que la comptabilisation.
Limites
Une période clôturée est refusée. Si l'exercice dont vous sortez, ou celui vers lequel vous allez, est clôturé, Financica vous indiquera quelle date est bloquée plutôt que d'écrire dans une période verrouillée. Rouvrez-la dans Paramètres > Périodes comptables si le changement est bien celui que vous voulez faire.
Les factures en devise étrangère ne sont pas encore prises en charge. Une paire de reports serait convertie à deux taux de change différents et fabriquerait un écart de change réparti sur deux exercices, ce qui serait faux d'une manière difficile à voir. Plutôt que d'inventer un chiffre, Financica refuse.