Financica est conçu pour la collaboration. Vous pouvez inviter votre comptable, votre teneur de livres, vos co-dirigeants ou les membres de votre équipe financière à travailler sur les mêmes comptes.
Comment inviter des membres
- Rendez-vous dans Paramètres > Organisation > Membres de l'équipe.
- Cliquez sur Inviter un utilisateur.
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter.
- Sélectionnez son rôle : Lecture seule, Membre ou Administrateur.
- Envoyez l'invitation.
La personne invitée recevra un e-mail contenant un lien pour rejoindre votre organisation. Si elle ne possède pas encore de compte Financica, elle sera invitée à en créer un. Les invitations que vous recevez décrit ce qu'elle voit et ce qu'elle doit faire.
Rôles et permissions
Financica compte quatre rôles. Trois d'entre eux, Lecture seule, Membre et Administrateur, sont ceux que vous pouvez attribuer lors d'une invitation.
| Rôle | Droits | Attribution |
|---|---|---|
| Propriétaire | Accès complet à tout : données comptables, paramètres, facturation, gestion des utilisateurs et suppression de l'organisation. | Attribué à la personne qui a créé l'organisation. Ne peut pas être accordé par invitation. |
| Administrateur | Dans les faits, le même accès que Propriétaire, y compris la facturation et la suppression de l'organisation. | Proposé dans la fenêtre d'invitation. C'est aussi le rôle qu'occupe habituellement un cabinet comptable. |
| Membre | Peut consulter et modifier les données comptables (transactions, factures, documents et rapports). Ne peut pas modifier les paramètres de l'organisation ni gérer les utilisateurs. | Proposé dans la fenêtre d'invitation, et sélectionné par défaut. |
| Lecture seule | Peut consulter et exporter les comptes sans rien modifier. Les boutons qui écriraient sont désactivés et en expliquent la raison. | Proposé dans la fenêtre d'invitation. Apparaît comme « Lecture seule » dans la liste des membres. |
Propriétaire et Administrateur ne diffèrent que par le nom : rien dans Financica n'est aujourd'hui réservé au Propriétaire, si bien qu'un Administrateur peut modifier la facturation et supprimer l'organisation avec tout ce qu'elle contient. Accordez le rôle Administrateur avec le même niveau de confiance que Propriétaire. La vraie frontière se situe entre Administrateur et Membre.
Une organisation peut compter plusieurs Propriétaires : c'est le cas, par exemple, lorsqu'un cabinet comptable a créé l'entité pour votre compte, ses collaborateurs détenant alors ce rôle.
Configuration type
- Dirigeant en tant que Propriétaire — Vous gardez le contrôle total sur l'organisation et la facturation.
- Comptable en tant qu'Administrateur — Votre comptable peut gérer le plan comptable, vérifier les transactions et configurer les paramètres comptables.
- Membres de l'équipe en tant que Membre — Les autres collaborateurs qui doivent télécharger des justificatifs, consulter des rapports ou catégoriser des transactions.
Gérer les membres
Depuis la page Membres de l'équipe, vous pouvez :
- Supprimer des membres — Révoquer l'accès immédiatement. Exige le rôle Propriétaire ou Administrateur.
- Quitter — Renoncer à votre propre accès, quel que soit votre rôle. Le bouton Quitter se trouve à côté de votre nom.
- Renvoyer les invitations — Seule une invitation dont l'envoi a échoué ou qui a expiré peut être renvoyée.
- Révoquer les invitations — Annuler une invitation qui n'a pas été acceptée.
Inviter, et agir sur quelqu'un d'autre que soi, exige le rôle Propriétaire ou Administrateur : les Membres et les utilisateurs Lecture seule ne voient donc ni bouton d'invitation, ni action en face d'une autre personne que la leur. Quitter l'organisation reste ouvert à tous les rôles : vous avez été invité, vous pouvez partir sans rien demander.
Une organisation doit conserver au moins un membre. La dernière personne ne peut pas la quitter, car une organisation à laquelle plus personne n'appartient n'est lisible par personne, alors que ses données et son abonnement subsistent.
Le rôle d'un membre ne peut pas être modifié directement. Pour changer le rôle d'une personne, retirez-la puis invitez-la de nouveau avec le rôle souhaité.
Invitations en attente
Les invitations qui n'ont pas encore été acceptées apparaissent dans la liste des utilisateurs avec leur statut. Vous pouvez révoquer n'importe laquelle d'entre elles, et une invitation dont l'envoi a échoué ou qui a expiré peut être renvoyée.
Membres issus de votre cabinet comptable
Si un cabinet comptable tient vos comptes, vous n'avez pas à inviter ses collaborateurs un par un. Dès que la relation avec le cabinet existe, ses collaborateurs apparaissent dans votre liste Membres de l'équipe comme des membres ordinaires, avec un badge Via {cabinet} à côté de leur rôle indiquant d'où provient l'accès. Une carte située au-dessus de la liste nomme le cabinet et précise qu'il tient vos comptes.
Chacune des deux parties peut mettre fin à la relation. Le cabinet peut vous retirer de son portefeuille, et vous pouvez cliquer sur Retirer l'accès sur cette carte. La fin de la relation révoque exactement l'accès qu'elle avait accordé, et rien d'autre : les membres issus du cabinet disparaissent de votre liste, tandis que les personnes que vous avez invitées directement, y compris celles qui travaillent aussi au cabinet, conservent l'accès que vous leur avez donné.
Consultez les cabinets et votre portefeuille pour savoir comment cette relation se met en place.