Numérotation des factures

Chaque facture et note de crédit émise depuis Financica reçoit un numéro séquentiel issu d'une série de numérotation. Les numéros sont sans trou au sein d'une série et uniques dans votre entreprise, ce que la législation TVA impose (en Belgique, l'arrêté royal n°1, art. 5 : « un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie la facture de façon unique »).

Quand le numéro est attribué

Un brouillon n'a pas encore de numéro. Le numéro est attribué au moment où le document est finalisé : quand vous l'approuvez, le marquez comme envoyé, l'envoyez par e-mail ou l'envoyez via Peppol. C'est voulu : un brouillon supprimé ne laisse aucun trou dans la séquence.

En attendant, le formulaire et la page de la facture affichent le numéro que le document recevra. Deux brouillons peuvent afficher le même prochain numéro ; le premier finalisé le prend.

Une fois attribué, le numéro ne peut plus être modifié. Pour annuler une facture numérotée, annulez-la ou émettez une note de crédit.

Les numéros qui arrivent avec un document (factures Stripe, factures reçues via Peppol, factures importées, factures fournisseurs) sont conservés tels quels ; les séries ne concernent que les documents que vous rédigez dans Financica.

Le format du numéro

Les numéros ressemblent à PREFIXE-0001 et suivent vos réglages :

• Marqueur CN- pour les notes de crédit : CN-PREFIXE-0001. Les notes de crédit ont leur propre compteur : CN-PREFIXE-0001 est la première note de crédit, pas une note de crédit sur la facture 0001. La note de crédit référence toujours la facture qu'elle corrige.
• Année, si la remise à zéro annuelle est activée : PREFIXE-2026-0001. Le compteur repart chaque année et l'année vient de la date d'émission de la facture : une facture datée de décembre reste dans la série de l'année passée même si vous la finalisez en janvier.
• Chiffres du compteur : le nombre de chiffres sur lequel le compteur est complété (0001 avec 4).

Une série, ou une par client

Dans Paramètres > Organisation > Comptabilité > Numérotation des factures, vous choisissez :

• Une seule série pour toute l'entreprise : chaque document poursuit le même compteur sous votre préfixe (par exemple ACME-0001, ACME-0002).
• Une série par client : chaque client a son propre préfixe et son propre compteur (ACME-0001 pour un client, 9F2C1B7A-0001 pour un autre). La série de chaque client est sans trou.

Le préfixe par client est par défaut un code court dérivé du client. Vous pouvez le remplacer par ce que vous voulez sur la page du client (Préfixe de facture), par exemple son nom abrégé. Les préfixes se composent de lettres, chiffres et tirets, et doivent être uniques parmi vos clients.

Modifier ces réglages n'affecte que les numéros attribués par la suite. Les numéros existants ne changent jamais ; un nouveau préfixe, ou l'activation de la remise à zéro annuelle, démarre simplement une nouvelle série.

Poursuivre une numérotation commencée ailleurs

Si vous avez déjà émis des factures cette année dans un autre outil, vous n'êtes pas obligé de repartir de 1. Dans Paramètres > Organisation > Avancé > Séries de numéros de facture, vous voyez chaque série avec le nombre de numéros émis et le prochain numéro, et pouvez avancer un compteur. Vous pouvez aussi démarrer une série à un numéro donné avant sa première facture, par exemple les factures 2026 à partir de 143.

Les compteurs n'avancent que dans un sens. Reculer un compteur réutiliserait des numéros, ce qu'un contrôle vérifie précisément.