Het onderdeel Klanten biedt u een volledig overzicht van de bedrijven en personen waaraan u verkoopt. Het combineert contactgegevens met financiële inzichten, zodat u relaties en omzet op één plek kunt opvolgen.
De klantenpagina
Navigeer naar Boekhouding > Klanten om uw klantenlijst te bekijken. Elke vermelding toont:
- Bedrijfsnaam - De handelsnaam van de klant.
- Contactgegevens - E-mail, telefoon of adresgegevens.
- Typebadge - Of deze relatie een klant, leverancier of beide is (sommige bedrijven zijn beide).
- Jaaromzet - Omzet van deze klant voor het geselecteerde jaar.
- Btw-informatie - Het btw-nummer van de klant, indien van toepassing.
Filteren en analyseren
- Zoeken - Zoek klanten op bedrijfsnaam.
- Jaarfilter - Schakel tussen jaren om de omzet per klant doorheen de tijd te vergelijken. Tot vijf jaar historie is beschikbaar.
- Omzettrends - Bekijk hoe uw omzet per klant jaar na jaar is geëvolueerd.
Ondersteuning voor meerdere valuta's
Als u klanten in verschillende valuta's factureert, wordt hun omzet apart per valuta weergegeven. Zo krijgt u een accuraat beeld zonder misleidende valutaconversies.
Klantdetails
Klik op een klant om het volledige profiel te bekijken, waaronder:
- Contact- en adresgegevens, met totalen per valuta: wat u hen factureerde, wat nog openstaat en het laatste document
- Het ondernemingsnummer in het register van het land (een Belgisch ondernemingsnummer, een Franse SIREN), weergegeven in het formaat van het register. De controlecijfers van Belgische, Franse, Noorse en Zweedse nummers worden gecontroleerd, en een Belgisch btw-nummer vult het ondernemingsnummer in dat het bevat
- Btw-nummers (opgeslagen zonder spaties of punten, dubbels worden automatisch samengevoegd)
- Het tabblad Facturen: elke gekoppelde factuur en creditnota, met vervaldatum, status, totaal en openstaand saldo
- Het tabblad Inzichten (Scale-plan): gemiddelde maandelijkse omzet over de laatste 12 maanden, hoe lang de klant gemiddeld doet over betalen en de huidige stand tussen u beiden, inclusief wat vervallen is
Bij het bewerken van een klant vervangt Bijwerken vanuit btw-register de naam en het adres door wat het register bevat. Een Belgisch bedrijf wordt gelezen uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), op basis van alleen het ondernemingsnummer als het geen btw-nummer heeft, en de VIES zegt enkel of het btw-nummer actief is. Andere Europese bedrijven worden gelezen uit de VIES. Een bedrijf dat ingeschreven is zonder actief btw-nummer, zoals een overheidsdienst of een vereniging, wordt als dusdanig getoond in plaats van als niet gevonden.
Als de KBO een Belgische klant of leverancier vermeldt als failliet, in vereffening of in gerechtelijke reorganisatie, tonen de facturen een waarschuwing bij de controles.
Het tabblad Inzichten
Het tabblad Inzichten (Scale-plan) leest de handelsrelatie uit uw boekhouding. Het blijft leeg tot er minstens één factuur of creditnota van deze klant geboekt is, en toont één kaart per valuta waarin u de klant factureert.
Bovenaan schakelen Laatste 12 maanden en Sinds het begin het hele tabblad om tussen de voorbije twaalf maanden en alles sinds het eerste document.
- Gemiddelde maandelijkse omzet: het totaal van uw facturen aan de klant min uw creditnota's, inclusief btw, gedeeld door 12. Sinds het begin wordt gedeeld door het aantal maanden sinds het eerste document.
- Gemiddelde betaaltermijn van hen: van de factuurdatum tot de datum van de bankverrichting die de factuur volledig vereffende, over de volledig betaalde facturen. Een factuur die met een creditnota vereffend werd, is geen betaling en telt niet mee; facturen van nul blijven buiten beschouwing.
- Huidige stand: wie vandaag wat aan wie verschuldigd is, en welk deel daarvan vervallen is.
Onder de cijfers splitsen twee lijsten met balken dezelfde periode uit:
- Omzet per rekening: de grootboekrekeningen waarop de factuurlijnen geboekt werden, met nummer en naam. Lijnen zonder rekening staan onder Niet toegewezen.
- Omzet per label: de labels op de boekingen van de geboekte facturen. Een factuur met meerdere labels telt onder elk daarvan mee, dus deze lijst hoeft niet op te tellen tot de lijst per rekening.
Beide lijsten zijn gerangschikt van groot naar klein, en elke balk wordt getekend als aandeel van de grootste post in de lijst, niet van het totaal. De bedragen zijn die van de factuurlijnen, dus exclusief btw en met creditnota's in mindering; een klant aan wie u meer crediteerde dan factureerde, toont een negatief bedrag en een grijze balk. Omdat het gemiddelde erboven inclusief btw is, tellen de balken er niet tot op, en de kaart zegt dat ook. Een rekening of label zonder bedrag in de gekozen periode valt uit de lijst.
Belgische functionaliteiten
Voor Belgische organisaties genereert Financica de klantenlisting, een verplichte jaarlijkse aangifte die alle Belgische klanten en de aan hen gefactureerde bedragen vermeldt. Die heeft een eigen rapportpagina: ga naar Rapporten > Klantenlisting om de bedragen na te kijken en het XML-bestand voor Intervat te downloaden. Zie klantenlisting voor de details.
Hoe klanten worden aangemaakt
Klanten worden automatisch aangemaakt wanneer:
- U een verkoopfactuur aanmaakt met een nieuwe klantnaam.
- Er een aankoopfactuur wordt geüpload en de relatie nog niet bestaat.
- Een banktransactie wordt gecategoriseerd met een nieuwe relatie.
U kunt klanten ook handmatig aanmaken vanuit het klantdetailoverzicht.