La section Fournisseurs est le pendant de la section clients, mais se concentre sur les entreprises auprès desquelles vous achetez. Elle vous aide à suivre vos dépenses, à identifier vos fournisseurs clés et à maintenir leurs coordonnées à jour.
La page fournisseurs
Accédez à Comptabilité > Fournisseurs pour afficher votre liste de fournisseurs. Chaque entrée indique :
- Nom de l'entreprise : la raison sociale du fournisseur.
- Coordonnées : les informations de contact disponibles.
- Badge de type : si ce tiers est un fournisseur, un client, ou les deux.
- Dépenses annuelles : le montant payé à ce fournisseur pour l'année sélectionnée.
- Informations TVA : le numéro de TVA du fournisseur.
Filtres et analyse
- Recherche : trouvez des fournisseurs par raison sociale.
- Filtre par année : comparez les dépenses par fournisseur d'une année à l'autre.
- Tendances des dépenses : identifiez les fournisseurs dont les coûts augmentent ou diminuent au fil du temps.
Détail d'un fournisseur
Cliquez sur un fournisseur pour afficher :
- Coordonnées et adresse, avec les totaux par devise : ce qu'il vous a facturé, ce qui reste ouvert et le dernier document
- Numéros de TVA (enregistrés sans espaces ni points, doublons fusionnés automatiquement)
- L'onglet Factures : chaque facture et note de crédit liée, avec échéance, statut, total et solde ouvert
- L'onglet Analyse (plan Scale) : dépense mensuelle moyenne sur les 12 derniers mois, délai moyen pour le payer et situation actuelle entre vous, y compris ce qui est en retard
En modifiant un fournisseur qui a un numéro de TVA européen, Mettre à jour depuis le registre TVA remplace le nom et l'adresse par ceux du registre (VIES).
L'onglet Analyse
L'onglet Analyse (plan Scale) lit la relation commerciale dans vos livres. Il reste vide tant qu'aucune facture ni note de crédit de ce fournisseur n'est comptabilisée, et affiche une carte par devise dans laquelle il vous facture.
En haut, 12 derniers mois et Depuis le début basculent tout l'onglet entre les douze derniers mois et l'ensemble de l'historique depuis le premier document.
- Dépense mensuelle moyenne : le total de ses factures moins ses notes de crédit, TVA comprise, divisé par 12. Depuis le début, il est divisé par le nombre de mois écoulés depuis le premier document.
- Délai moyen pour les payer : de la date d'émission d'une facture à la date du mouvement bancaire qui l'a soldée, sur les factures entièrement payées. Une facture soldée par une note de crédit n'est pas un paiement et ne compte pas ; les factures à zéro sont ignorées.
- Situation actuelle : qui doit quoi à qui aujourd'hui, et la part en retard.
Sous ces chiffres, deux listes de barres ventilent la même période :
- Dépenses par compte : les comptes du plan comptable sur lesquels les lignes de facture ont été imputées, avec leur numéro et leur libellé. Les lignes sans compte apparaissent sous Non affecté.
- Dépenses par étiquette : les étiquettes portées par les écritures des factures comptabilisées. Une facture qui porte plusieurs étiquettes compte sous chacune d'elles ; cette liste n'a donc pas à totaliser celle par compte.
Les deux listes sont classées de la plus grande à la plus petite, et chaque barre est dessinée en proportion de la plus grande entrée de sa liste, pas du total. Les montants sont ceux des lignes de facture, donc hors TVA et notes de crédit déduites ; un fournisseur qui vous a crédité plus qu'il ne vous a facturé affiche un montant négatif et une barre grise. Comme la moyenne au-dessus est TVA comprise, les barres ne la totalisent pas, et la carte le précise. Un compte ou une étiquette sans montant sur la période choisie disparaît de la liste.
Le fournisseur sur une dépense
Une dépense affiche côte à côte deux choses faciles à confondre :
- Les informations détectées du fournisseur (nom, adresse, numéro de TVA) telles que lues sur le document. Les modifier ne change que cette facture. Lorsque la facture provient d'une facture électronique structurée (Peppol/UBL) ou d'un document hébergé, ces informations sont en lecture seule et marquées « Issu du document ».
- Le fournisseur lié : la fiche fournisseur sur laquelle la facture est comptabilisée. Choisissez-la, changez-la ou dissociez-la depuis la facture ; le changement est enregistré immédiatement. La flèche à côté ouvre le fournisseur dans un nouvel onglet.
Le crayon de la carte fournisseur ouvre les deux dans une même fenêtre : l'onglet Cette facture modifie les informations détectées, l'onglet Fiche fournisseur modifie la fiche elle-même, ce qui s'applique à toutes les factures qui y sont liées.
Comment les fournisseurs sont créés
Les fournisseurs sont créés automatiquement lorsque :
- Vous téléversez ou créez une facture de dépense avec un nouveau nom de fournisseur.
- Une transaction bancaire est catégorisée avec un nouveau tiers.
- L'OCR extrait un nouveau fournisseur d'un document téléversé.
Un tiers peut être simultanément client et fournisseur, par exemple un partenaire commercial auprès duquel vous achetez et à qui vous vendez.