Het onderdeel Leveranciers is het spiegelbeeld van het klantengedeelte, maar richt zich op de bedrijven waar u bij inkoopt. Het helpt u uitgaven bij te houden, belangrijke leveranciers te identificeren en contactgegevens te onderhouden.
De leverancierspagina
Navigeer naar Boekhouding > Leveranciers om uw leverancierslijst te bekijken. Elke vermelding toont:
- Bedrijfsnaam - De handelsnaam van de leverancier.
- Contactgegevens - Beschikbare contactinformatie.
- Typebadge - Of deze relatie een leverancier, klant of beide is.
- Jaaruitgaven - Hoeveel u deze leverancier in het geselecteerde jaar heeft betaald.
- Btw-informatie - Het btw-nummer van de leverancier.
Filteren en analyseren
- Zoeken - Zoek leveranciers op bedrijfsnaam.
- Jaarfilter - Vergelijk uitgaven per leverancier over verschillende jaren.
- Uitgaventrends - Ontdek welke leveranciers meer of minder kosten doorheen de tijd.
Leveranciersdetails
Klik op een leverancier om te bekijken:
- Contact- en adresgegevens, met totalen per valuta: wat ze u factureerden, wat nog openstaat en het laatste document
- Btw-nummers (opgeslagen zonder spaties of punten, dubbels worden automatisch samengevoegd)
- Het tabblad Facturen: elke gekoppelde factuur en creditnota, met vervaldatum, status, totaal en openstaand saldo
- Het tabblad Inzichten (Scale-plan): gemiddelde maandelijkse uitgave over de laatste 12 maanden, hoe lang u gemiddeld doet over betalen en de huidige stand tussen u beiden, inclusief wat vervallen is
Bij het bewerken van een leverancier met een EU-btw-nummer vervangt Bijwerken vanuit btw-register de naam en het adres door wat het register (VIES) voor dat nummer bevat.
Het tabblad Inzichten
Het tabblad Inzichten (Scale-plan) leest de handelsrelatie uit uw boekhouding. Het blijft leeg tot er minstens één factuur of creditnota van deze leverancier geboekt is, en toont één kaart per valuta waarin de leverancier u factureert.
Bovenaan schakelen Laatste 12 maanden en Sinds het begin het hele tabblad om tussen de voorbije twaalf maanden en alles sinds het eerste document.
- Gemiddelde maandelijkse uitgave: het totaal van hun facturen min hun creditnota's, inclusief btw, gedeeld door 12. Sinds het begin wordt gedeeld door het aantal maanden sinds het eerste document.
- Gemiddelde betaaltermijn aan hen: van de factuurdatum tot de datum van de bankverrichting die de factuur volledig vereffende, over de volledig betaalde facturen. Een factuur die met een creditnota vereffend werd, is geen betaling en telt niet mee; facturen van nul blijven buiten beschouwing.
- Huidige stand: wie vandaag wat aan wie verschuldigd is, en welk deel daarvan vervallen is.
Onder de cijfers splitsen twee lijsten met balken dezelfde periode uit:
- Uitgaven per rekening: de grootboekrekeningen waarop de factuurlijnen geboekt werden, met nummer en naam. Lijnen zonder rekening staan onder Niet toegewezen.
- Uitgaven per label: de labels op de boekingen van de geboekte facturen. Een factuur met meerdere labels telt onder elk daarvan mee, dus deze lijst hoeft niet op te tellen tot de lijst per rekening.
Beide lijsten zijn gerangschikt van groot naar klein, en elke balk wordt getekend als aandeel van de grootste post in de lijst, niet van het totaal. De bedragen zijn die van de factuurlijnen, dus exclusief btw en met creditnota's in mindering; een leverancier die u meer crediteerde dan factureerde, toont een negatief bedrag en een grijze balk. Omdat het gemiddelde erboven inclusief btw is, tellen de balken er niet tot op, en de kaart zegt dat ook. Een rekening of label zonder bedrag in de gekozen periode valt uit de lijst.
De leverancier op een uitgave
Een uitgave toont naast elkaar twee dingen die makkelijk te verwarren zijn:
- De gedetecteerde leveranciersgegevens (naam, adres, btw-nummer) zoals gelezen uit het document. Deze bewerken wijzigt alleen deze factuur. Komt de factuur van een gestructureerde e-factuur (Peppol/UBL) of een gehost document, dan zijn deze gegevens alleen-lezen en gemarkeerd als "Uit het document".
- De gekoppelde leverancier: de leveranciersfiche waarop de factuur wordt geboekt. Kies, wijzig of ontkoppel ze vanuit de factuur; de wijziging wordt meteen opgeslagen. De pijl ernaast opent de leverancier in een nieuw tabblad.
Het potlood op de leverancierskaart opent beide in één venster: het tabblad Deze factuur bewerkt de gedetecteerde gegevens, het tabblad Leveranciersfiche bewerkt de fiche zelf, wat geldt voor elke gekoppelde factuur.
Hoe leveranciers worden aangemaakt
Leveranciers worden automatisch aangemaakt wanneer:
- U een aankoopfactuur uploadt of aanmaakt met een nieuwe leveranciersnaam.
- Een banktransactie wordt gecategoriseerd met een nieuwe relatie.
- OCR een nieuwe leverancier extraheert uit een geüpload document.
Relaties kunnen tegelijkertijd zowel klant als leverancier zijn, bijvoorbeeld een zakenpartner waar u zowel bij inkoopt als aan verkoopt.