Peppol staat per deelnemer slechts één ontvangend toegangspunt toe. Als je ondernemingsnummer of btw-nummer al op Peppol geregistreerd staat via een andere aanbieder, worden inkomende elektronische facturen daar afgeleverd en niet in Financica. De registratie verplaatsen is de enige manier om ze hier te ontvangen.
Er zijn twee manieren. Uitschrijven bij je huidige aanbieder werkt overal. Een migratiesleutel is sneller en onderbreekt de levering niet, maar niet elke aanbieder geeft er een uit.
Voordat je begint
Vul je ondernemingsnummer of btw-nummer in bij Instellingen > Organisatie > Algemeen, onder Bedrijfsgegevens. Financica leidt daar je Peppol-identificatoren uit af, bijvoorbeeld 0208:0766280697 voor een Belgisch ondernemingsnummer en 9925:BE0766280697 voor een Belgisch btw-nummer.
Klik daarna op Status controleren in de sectie Peppol e-facturatie. Staat er Geregistreerd bij een andere aanbieder, dan is dit artikel op jou van toepassing.
Wie je huidige aanbieder is
Het kan zijn dat je je de registratie niet herinnert. Registraties worden vaak namens jou aangemaakt door een boekhouder, een bank of een facturatietool waarvoor je je ooit hebt aangemeld. Veelvoorkomende toegangspunten voor kleinere Europese bedrijven zijn Banqup, Billtobox, Unifiedpost, Storecove, Basware, Tradeshift en de e-facturatiemodules in boekhoudpakketten.
Weet je niet wie je registratie beheert, vraag het dan eerst aan je boekhouder en daarna aan je bank. De support van Financica kan ook opzoeken welk toegangspunt momenteel antwoordt voor jouw identificatoren en je vertellen wie je moet contacteren.
Methode 1: uitschrijven bij je huidige aanbieder
Dit werkt bij elke aanbieder. Gebruik deze route tenzij je al weet dat de jouwe migratiesleutels uitgeeft.
- Neem contact op met je huidige aanbieder en vraag om je Peppol-identificatoren uit te schrijven. Schrijf zowel je ondernemingsnummer als je btw-nummer uit als beide geregistreerd zijn.
- Wacht op hun bevestiging. De wijziging verspreidt zich binnen enkele uren over het Peppol-netwerk, soms tot een dag.
- Open in Financica Instellingen > Organisatie > Algemeen, ga naar de sectie Peppol e-facturatie en klik op de vernieuwknop. De status moet veranderen naar Niet geregistreerd.
- Klik op Registreren op Peppol.
Tussen de uitschrijving en de registratie hier is je bedrijf niet bereikbaar op Peppol. Verzenders krijgen een afleverfout en proberen het normaal opnieuw of vallen terug op e-mail, dus er gaat niets verloren, maar houd dit venster kort.
Methode 2: een migratiesleutel gebruiken
Een migratiesleutel is een token dat je huidige aanbieder aanmaakt en dat een ander toegangspunt machtigt om de registratie over te nemen. De overname is onmiddellijk en er is geen moment waarop je onbereikbaar bent.
Niet elke aanbieder ondersteunt dit. Sommige bieden helemaal geen migratiesleutels aan, andere geven ze alleen op verzoek of aan zakelijke klanten. Vraag het na voordat je erop rekent en val terug op methode 1 als het antwoord nee is.
- Vraag je huidige aanbieder om een Peppol-migratiesleutel voor je identificatoren.
- Open in Financica Instellingen > Organisatie > Algemeen en zoek de sectie Peppol e-facturatie.
- Klik op Ik heb een migratiesleutel van mijn vorige aanbieder.
- Plak het token in het veld Migratiesleutel.
- Klik op Registreren op Peppol.
Wordt de sleutel geweigerd, dan is die meestal verlopen (ze zijn doorgaans kortlevend) of uitgegeven voor een andere identificator dan degene die Financica registreert. Vraag je aanbieder om een nieuwe sleutel en controleer of die hetzelfde ondernemingsnummer of btw-nummer dekt.
Na de verhuizing
Zodra de status op Geregistreerd staat, verschijnen je identificatoren in de Peppol-sectie en komen inkomende facturen en creditnota's automatisch binnen in Financica. Laat klanten die jou facturen sturen weten dat er aan hun kant niets verandert: ze blijven versturen naar hetzelfde ondernemingsnummer of btw-nummer, en het netwerk routeert naar je nieuwe toegangspunt.
Wil je later weg bij Financica, klik dan op Uitschrijven van Peppol in dezelfde sectie.