Si vous êtes comptable, teneur de livres ou CFO externe et que vous tenez la comptabilité de plusieurs sociétés, Financica vous permet de configurer votre cabinet comme cabinet comptable. Votre cabinet regroupe vos sociétés clientes dans un portefeuille : une seule connexion, une seule facture, un seul endroit pour toutes les voir.
Cette page s'adresse aux deux côtés de cette relation : le cabinet qui gère le portefeuille, et la société cliente dont le cabinet tient les comptes.
Qu'est-ce qu'un cabinet
Un cabinet est une organisation à part entière dans Financica, exactement comme chacun de vos clients :
- Sa propre comptabilité -- Votre cabinet dispose de son propre plan comptable et de son propre grand livre, ce qui vous permet de tenir votre comptabilité à côté de celle de vos clients. La comptabilité de votre cabinet est incluse dans votre plan et ne compte pas comme une société cliente.
- Sa propre équipe -- Vous invitez vos collaborateurs dans le cabinet comme toute organisation invite ses membres.
- Sa propre identité -- Nom, pays et numéro de TVA, plus votre numéro d'inscription auprès de l'institut professionnel local (le numéro ITAA pour les cabinets belges).
Pour en créer un, choisissez Créer un cabinet à la place sur la page de création d'organisation. Vous indiquez le nom et le pays du cabinet, ainsi que (pour les cabinets belges) votre numéro ITAA, et il démarre avec un abonnement d'essai. Si vous gérez déjà une organisation classique, le cabinet est créé comme une organisation distincte à côté d'elle.
Le portefeuille
Une fois votre cabinet créé, une page Portefeuille apparaît en haut de la barre latérale. Elle vous donne la vue transversale sur vos clients :
- Trésorerie combinée -- Les soldes de trésorerie de toutes vos entités, additionnés par devise.
- Sociétés clientes -- Le nombre de sociétés dans le portefeuille. Si votre plan limite le nombre de sociétés clientes, la limite est également affichée ici.
- Transactions en attente -- Le nombre total de transactions du portefeuille dont le statut est encore en attente. « En attente » est un statut de compensation bancaire (en attente, compensée, rapprochée) et ne dit rien de la catégorisation : ce chiffre ne mesure donc pas le travail comptable qui reste. Les relevés et les comptes connectés qui déposent leurs transactions comme compensées le laissent à zéro, quel que soit le nombre de transactions encore à catégoriser.
Sous le résumé, la page liste Votre cabinet (votre propre comptabilité) et vos Sociétés clientes. Chaque ligne affiche le pays, la devise et les soldes de trésorerie de la société, et la marque À jour ou compte ses transactions en attente au même sens de compensation. Cliquez sur une ligne pour basculer dans cette société et travailler dans ses comptes.
Ajouter une société cliente
Une société peut rejoindre votre portefeuille de deux manières, délibérément différentes.
Créer une nouvelle société
Si le client n'est pas encore sur Financica, utilisez Ajouter une société > Nouvelle société. Votre cabinet crée la société directement :
- Les collaborateurs de votre cabinet obtiennent un accès propriétaire sur la nouvelle société, parce que votre cabinet l'a créée et que personne d'autre n'y a de droits.
- La société est facturée à votre cabinet, et elle le reste aussi longtemps qu'elle est dans votre portefeuille. Il n'existe aucun moyen de rendre son abonnement au client tout en continuant à la gérer : la facturation ne revient au client que lorsque la relation de cabinet prend fin, ce qui met aussi fin à l'accès de votre cabinet.
Si le numéro d'entreprise que vous saisissez appartient déjà à une société sur Financica, un avertissement s'affiche : l'ajouter à nouveau créerait une deuxième comptabilité vide. Invitez plutôt la société existante.
Inviter une société déjà sur Financica
Si le client tient déjà ses comptes sur Financica, votre cabinet ne peut pas simplement se les approprier : le client doit donner son accord. Utilisez Ajouter une société > Déjà sur Financica et envoyez la demande à l'adresse e-mail de la personne qui administre la société.
- L'invitation s'adresse à une personne, pas à une société. Elle choisit laquelle de ses sociétés confier, et peut refuser. Financica ne vous dira pas si l'adresse possède un compte.
- Le destinataire voit la demande sur une page Invitations dans sa barre latérale, qui n'apparaît que lorsqu'une demande est en attente. Accepter exige d'être propriétaire ou administrateur de la société choisie.
- En cas d'acceptation, les collaborateurs de votre cabinet obtiennent un accès administrateur, pas propriétaire. Le client vous a invité et reste propriétaire de ses propres comptes.
- Accepter ne touche pas à la facturation. Le client continue de payer son propre abonnement, sauf accord explicite pour transférer la facture.
Les invitations en attente sont listées sur la même page, et vous pouvez en retirer une à tout moment. Une invitation est valable 14 jours : au-delà, le destinataire ne la voit plus et ne peut plus l'accepter. Rien ne la supprime pour autant : elle reste listée comme en attente de votre côté jusqu'à ce que vous la retiriez.
Quel accès le cabinet obtient réellement
Quand une société est dans votre portefeuille, chaque membre de l'équipe de votre cabinet devient un membre réel de cette société cliente. Sur la page Paramètres > Organisation > Membres de l'équipe du client, ces personnes apparaissent dans la liste des membres avec un badge « Via {cabinet} », pour que le client voie toujours exactement qui a accès et pourquoi.
Quand quelqu'un rejoint ou quitte votre cabinet, son accès à chaque client du portefeuille suit automatiquement.
Les comptabilités ne se mélangent jamais
Une relation de cabinet donne un accès ; elle ne fusionne jamais les comptabilités. Le grand livre de votre cabinet et celui de chaque client sont des organisations entièrement séparées, avec des plans comptables, des transactions et des rapports séparés. Rien n'est consolidé, et rien d'un client n'est jamais visible depuis un autre.
Mettre fin à la relation
Chaque côté peut y mettre fin :
- Le client va dans Paramètres > Organisation > Membres de l'équipe, où une carte indique quel cabinet tient ses comptes, et clique sur Retirer l'accès.
- Le cabinet retire le client de son portefeuille.
Mettre fin à la relation révoque exactement l'accès que la relation avait accordé, et rien d'autre. Chaque membre présent via le cabinet perd son accès ; une personne qui avait aussi été invitée directement par le client conserve sa propre adhésion. Si le cabinet payait l'abonnement du client, la facturation revient au client au même moment.
Qui paie
Gérer les comptes d'un client et les payer sont deux choses distinctes :
- Client couvert par le cabinet -- Une société créée par votre cabinet est facturée à votre cabinet. Votre abonnement de portefeuille la couvre, ainsi que la comptabilité de votre propre cabinet.
- Client qui paie lui-même -- Un client détient son propre abonnement Financica pendant que votre cabinet reste membre de ses comptes. C'est ce qui se passe quand une société existante invite votre cabinet : même grand livre, contrat séparé.
Lequel des deux cas s'applique dépend de la manière dont la société a rejoint le portefeuille, et ne peut pas être changé ensuite depuis Financica.
L'offre cabinet est tarifée sur devis par cabinet plutôt qu'à un prix publié ; consultez Facturation et abonnements et la page de tarification cabinet pour obtenir une proposition.