Imputation des acomptes et provisions

Lorsqu'un client verse une provision (ou tout autre acompte) et que vous lui facturez ensuite le montant complet, une partie de la facture est réglée en imputant la provision plutôt qu'en encaissant de l'argent frais. Cette page explique comment enregistrer cela dans Financica.

Prérequis

Avant d'imputer une provision, il vous faut :

1. Un compte de passif pour les provisions. Créez un compte « Provisions clients » de type Passif dans votre plan comptable. C'est là que les acomptes séjournent jusqu'à ce qu'ils soient acquis.
2. La transaction de provision catégorisée. La transaction bancaire par laquelle la provision est arrivée doit avoir sa ligne de catégorie affectée au compte de passif Provisions clients (et non à un compte de produits).
3. La facture comptabilisée. La facture doit être finalisée pour que Financica ait créé l'écriture comptable avec les lignes de créances clients et de produits.

Ajouter les lignes d'imputation

Ouvrez la transaction comptabilisée de la facture (liée depuis la page de détail de la facture sous « écriture comptable »). Dans la section Catégorisation du compte, ajoutez deux nouvelles lignes :

Ces deux lignes doivent être égales et de sens opposé pour que la transaction reste équilibrée.

Pourquoi ces signes ?

• Un montant positif sur un compte de passif est un débit, qui diminue le passif. Cela reflète la consommation de la provision.
• Un montant négatif sur les créances clients est un crédit, qui diminue la créance. Cela reflète le règlement d'une partie de la facture sans mouvement de trésorerie.

Lier à la facture

Après avoir enregistré les lignes d'imputation, vous devez lier la ligne de crédit des créances clients à la facture comme paiement, afin que le suivi des paiements de la facture reflète le montant imputé.

1. Sur la page de détail de la facture, cliquez sur Rechercher des transactions dans la section des paiements.
2. Trouvez la transaction comptabilisée de la facture elle-même (elle apparaît car elle porte désormais une ligne de créances clients correspondant au montant de la provision).
3. Liez la ligne de Créances clients (celle qui est négative, au crédit). Le système vérifie que le sens de la ligne convient à un paiement -- il attend un crédit sur les créances clients.

La facture met à jour son montant payé pour y inclure à la fois l'imputation de la provision et tout paiement bancaire lié.

Quelle ligne lier

Le système de paiement des factures attend une ligne qui réduit les créances clients (un montant au crédit, donc négatif). C'est la ligne de créances clients, pas celle des provisions clients.

• Ligne de crédit sur les créances clients = « cette partie de la créance a été réglée » -- c'est ce que la facture suit comme paiement.
• Ligne de débit sur les provisions clients = « cette partie du passif a été consommée » -- c'est la source de financement, pas l'imputation du paiement.

Exemple

Un client a versé une provision de 1 500 €, puis vous lui avez facturé 2 000 €. Le prestataire de paiement a imputé 1 500 € sur le solde du client et prélevé 500 €.

Après comptabilisation de la facture, l'écriture comptable comporte :

Après ajout des lignes d'imputation :

Liens de paiement sur la facture :

• Ligne 4 (créances clients -1 500) liée comme imputation de la provision -- la facture affiche 1 500 € payés.
• Transaction bancaire (500 €) liée comme paiement en trésorerie -- la facture affiche 500 € payés.
• Total : 2 000 € payés. Facture entièrement réglée.

Notes

• Les lignes d'imputation ont source: null (ajoutées par l'utilisateur), et non source: "invoice". Elles sont modifiables et supprimables, contrairement aux lignes d'origine de la comptabilisation de la facture.
• Si la provision ne couvre que partiellement la facture, ajustez les montants en conséquence. Le même schéma fonctionne pour n'importe quelle répartition entre acompte et trésorerie.
• Si vous devez annuler une imputation, supprimez les deux lignes que vous avez ajoutées et déliez la ligne de créances clients de la facture.