Voorschotten en vooruitbetalingen aanrekenen

Wanneer een klant een voorschot betaalt (of gelijk welke vooruitbetaling) en u hem daarna het volledige bedrag factureert, wordt een deel van de factuur vereffend door het voorschot aan te rekenen in plaats van nieuw geld te innen. Deze pagina legt uit hoe u dat in Financica registreert.

Vereisten

Voordat u een voorschot aanrekent, hebt u nodig:

1. Een schuldrekening voor voorschotten. Maak een rekening "Voorschotten klanten" aan van het type Schuld in uw rekeningschema. Daar staan vooruitbetalingen tot ze verdiend zijn.
2. De voorschottransactie gecategoriseerd. De banktransactie waarmee het voorschot binnenkwam, moet haar categoriepost toegewezen krijgen aan de schuldrekening Voorschotten klanten (niet aan een opbrengstenrekening).
3. De factuur geboekt. De factuur moet gefinaliseerd zijn zodat Financica de journaalpost met de posten voor debiteuren en opbrengsten heeft aangemaakt.

De aanrekeningsposten toevoegen

Open de geboekte transactie van de factuur (gekoppeld vanaf de detailpagina van de factuur onder "journaalpost"). Voeg in de sectie Rekeningcategorisatie twee nieuwe posten toe:

Deze twee posten moeten gelijk en tegengesteld zijn zodat de transactie in evenwicht blijft.

Waarom deze tekens?

• Een positief bedrag op een schuldrekening is een debet, wat de schuld verlaagt. Dat weerspiegelt het opgebruiken van het voorschot.
• Een negatief bedrag op Debiteuren is een credit, wat de vordering verlaagt. Dat weerspiegelt dat een deel van de factuur vereffend is zonder geldbeweging.

Aan de factuur koppelen

Nadat u de aanrekeningsposten hebt opgeslagen, moet u de creditpost op Debiteuren als betaling aan de factuur koppelen, zodat de betalingsopvolging van de factuur het aangerekende bedrag weergeeft.

1. Klik op de detailpagina van de factuur op Transacties zoeken in de betalingssectie.
2. Zoek de geboekte transactie van de factuur zelf (ze verschijnt omdat ze nu een debiteurenpost heeft die overeenkomt met het bedrag van het voorschot).
3. Koppel de post Debiteuren (de negatieve, de credit). Het systeem controleert of de richting van de post klopt voor een betaling -- het verwacht een credit op Debiteuren.

De factuur werkt haar betaalde bedrag bij zodat het zowel de aanrekening van het voorschot als een eventueel gekoppelde bankbetaling omvat.

Welke post u koppelt

Het betalingssysteem van facturen verwacht een post die Debiteuren vermindert (een credit, dus een negatief bedrag). Dat is de debiteurenpost, niet de post Voorschotten klanten.

• Creditpost op Debiteuren = "dit deel van de vordering is vereffend" -- dat is wat de factuur als betaling opvolgt.
• Debetpost op Voorschotten klanten = "dit deel van de schuld is opgebruikt" -- dat is de financieringsbron, niet de toepassing van de betaling.

Voorbeeld

Een klant betaalde een voorschot van € 1.500, daarna factureerde u € 2.000. De betalingsverwerker rekende € 1.500 aan op het klantsaldo en debiteerde € 500.

Na het boeken van de factuur bevat de journaalpost:

Na toevoeging van de aanrekeningsposten:

Betalingskoppelingen op de factuur:

• Post 4 (Debiteuren -1.500) gekoppeld als aanrekening van het voorschot -- de factuur toont € 1.500 betaald.
• Banktransactie (€ 500) gekoppeld als geldbetaling -- de factuur toont € 500 betaald.
• Totaal: € 2.000 betaald. Factuur volledig vereffend.

Opmerkingen

• De aanrekeningsposten hebben source: null (door de gebruiker toegevoegd), niet source: "invoice". Ze zijn bewerkbaar en verwijderbaar, in tegenstelling tot de oorspronkelijke posten van de factuurboeking.
• Dekt het voorschot de factuur slechts gedeeltelijk, pas de bedragen dan aan. Hetzelfde patroon werkt voor elke verdeling tussen vooruitbetaling en geld.
• Moet u een aanrekening terugdraaien, verwijder dan de twee posten die u hebt toegevoegd en ontkoppel de debiteurenpost van de factuur.