Avant qu'un exercice puisse être approuvé et ses comptes annuels déposés, la comptabilité doit être propre : plus rien de non catégorisé, plus rien sur un compte d'attente, et la charge d'impôt de l'exercice comptabilisée. Rapports > Clôture annuelle établit cette liste à partir de vos propres comptes.
Accéder au rapport
Rendez-vous dans Rapports > Clôture annuelle. Le rapport s'ouvre sur le dernier exercice complet, normalement celui que vous êtes en train de clôturer. Le sélecteur ne propose que des exercices : une clôture porte sur un exercice, et exécuter les contrôles sur une date quelconque reviendrait à commenter une période dont les comptes ne seront jamais déposés.
L'exercice en cours est proposé lui aussi. Le sélectionner signale qu'il n'est pas terminé et met de côté les trois écritures que la clôture comptabilise tant qu'il ne l'est pas.
Comment le lire
Chaque ligne est un contrôle exécuté sur votre grand livre. Rien n'est mémorisé : corrigez une écriture et le contrôle disparaît au prochain affichage. Cela signifie aussi qu'un contrôle peut réapparaître si une écriture est ajoutée plus tard dans l'exercice.
Il y a deux catégories :
- Bloquant — vos comptes statutaires seraient faux, ou le dépôt de vos comptes annuels serait refusé. Ces points doivent être réglés.
- À vérifier — un arbitrage de votre part est nécessaire. Ce peut être parfaitement correct, mais regardez avant d'arrêter les comptes.
Les contrôles satisfaits, et ceux qui ne vous concernent pas, sont regroupés en bas sous Réglé.
Chaque contrôle vous mène là où il se corrige. Lorsqu'il cite des comptes, chaque compte est un lien vers son grand livre, déjà filtré sur la période sur laquelle le montant a été lu : l'exercice pour un compte de résultat, tout ce qui précède la date de clôture pour un compte de bilan. Les contrôles portant sur les factures, les immobilisations ou le verrouillage de la période portent un bouton vers la liste concernée.
Ce qui est contrôlé
Cet exercice n'est pas terminé. Vous consultez un exercice encore en cours. Rien de définitif ne peut y être comptabilisé : il n'y a pas de résultat de clôture à imposer, pas de position de clôture à réévaluer et rien à déposer. Les trois contrôles qui comptabiliseraient ces écritures sont mis de côté jusqu'à la clôture de l'exercice, plutôt que de vous proposer un bouton qui passerait une écriture trop tôt. Vous pouvez toujours comptabiliser la charge d'impôt délibérément depuis le rapport d'impôt des sociétés, qui vous avertit avant de le faire.
Des comptes non catégorisés portent encore des montants. Tout ce qui reste sur un compte non catégorisé doit être imputé à un compte réel. Tant que ce n'est pas fait, votre résultat et votre analyse des charges n'ont aucun sens.
Comptes sans rubrique dans le modèle statutaire. Ces comptes portent un montant mais leur code ne correspond à aucune ligne du modèle statutaire : ils se retrouvent dans une rubrique « non classée » de votre bilan ou de votre compte de résultats, et le dépôt est refusé. Attribuez-leur un code de compte correct. Cela concerne le plus souvent un compte créé à la volée, qui reçoit un nom mais pas de code.
Des comptes hors bilan portent un solde résiduel. Les comptes hors bilan n'apparaissent ni au bilan ni au compte de résultats : un solde résiduel déséquilibre donc discrètement vos comptes.
Factures que vous avez émises, datées jusqu'à la clôture, et non comptabilisées. Une facture non comptabilisée n'est tout simplement pas dans vos comptes : le produit et la créance correspondante manquent. Le contrôle renvoie vers la liste, vous accédez donc directement aux factures concernées. Les factures à total nul marquées Sans frais ne sont pas comptées : elles n'ont rien à comptabiliser.
Factures que vous avez reçues, datées jusqu'à la clôture, et non comptabilisées. Même chose côté achats : la charge et la dette correspondante manquent.
Aucun impôt des sociétés comptabilisé sur un exercice bénéficiaire. En Belgique, les comptes annuels se déposent après répartition : la charge d'impôt et la dette fiscale estimée doivent donc être comptabilisées avant de pouvoir les produire.
Factures encore ouvertes à la clôture. Chaque créance et chaque dette encore ouverte à la date de clôture doit être justifiée, et tout ce qui ne sera pas encaissé doit faire l'objet d'une réduction de valeur.
Les créances ou les dettes ne correspondent pas aux factures ouvertes. Vos comptes clients et fournisseurs doivent porter exactement les factures encore ouvertes à la date de clôture. Sinon, un paiement a généralement été rapproché pour un mauvais montant, une note de crédit imputée deux fois, ou une écriture passée manuellement sur le compte. Le contrôle affiche l'écart par compte : comparez le grand livre du compte à la liste des factures ouvertes à la même date.
Comptes dont le solde est du sens inattendu. Un compte client créditeur ou un compte fournisseur débiteur signale généralement un paiement rapproché de la mauvaise écriture.
Aucun cours de change pour une devise présente dans les comptes. Vos états convertissent chaque montant en devise au cours de référence de la Banque centrale européenne pour sa propre date d'écriture. Lorsqu'aucun cours n'est disponible pour une devise, ces montants restent non convertis et vos totaux ne sont pas fiables.
Aucun amortissement comptabilisé sur les immobilisations enregistrées. Vous avez des actifs au registre mais aucun amortissement pour l'exercice.
L'exercice n'est pas verrouillé. Dernière étape : une fois les chiffres définitifs, clôturez la période pour qu'ils ne puissent plus bouger. Ce contrôle est bloquant, car un dépôt énonce des chiffres qui ne peuvent plus bouger : le verrouillage préalable est ce qui garantit que ce que vous déposez correspond bien à vos livres.
Comptabiliser l'impôt
Aucun impôt des sociétés comptabilisé sur un exercice bénéficiaire renvoie vers le rapport d'impôt des sociétés, où la charge est calculée ligne par ligne puis comptabilisée. C'est le seul endroit où elle est passée : un montant comptabilisé a donc toujours un calcul visible derrière lui.
Avec la réévaluation des devises étrangères, c'est l'un des deux seuls contrôles qui comptabilisent quelque chose à votre place. Les autres vous mènent aux écritures concernées et s'arrêtent là, volontairement. Le compte auquel appartient un paiement non catégorisé, ou le fait qu'un solde fournisseur du mauvais sens soit un paiement mal rapproché ou une véritable avance, relève d'une décision qui vous appartient. Un bouton qui devinerait introduirait une écriture fausse dans un exercice que vous êtes sur le point de déposer.
Demander à l'assistant
L'assistant IA peut exécuter les mêmes contrôles et vous les commenter. Posez-lui par exemple « que dois-je encore faire pour clôturer 2025 ? » et il renverra la même liste, avec les montants et les comptes concernés.
Arrêter l'exercice
En bas de page, une barre indique combien de contrôles sont réglés et combien restent bloquants. Arrêter l'exercice devient disponible lorsque plus rien ne bloque. Les points à vérifier sont comptés séparément et ne bloquent jamais : ce sont vos décisions, et vous pouvez estimer qu'ils sont corrects tels quels.
L'arrêté ouvre une page distincte, où vous déclarez ce que vos livres ne peuvent pas savoir — la date d'approbation par l'assemblée générale, la langue et le tribunal mentionnés dans le dépôt, vos règles d'évaluation, votre effectif moyen — puis lancez les contrôles légaux publiés par la Banque nationale de Belgique. Voir déposer vos comptes annuels.
Avant d'en arriver là, produisez votre bilan et votre compte de résultats pour l'exercice et faites-les approuver. Les sociétés belges déposent auprès de la Banque nationale de Belgique dans les trente jours de l'approbation par l'assemblée générale, et au plus tard sept mois après la clôture de l'exercice.