Voordat een boekjaar kan worden goedgekeurd en de jaarrekening kan worden neergelegd, moet de boekhouding schoon zijn: niets meer niet-gecategoriseerd, niets meer op een wachtrekening, en de belastinglast van het jaar geboekt. Rapporten > Jaarafsluiting stelt die lijst op uit uw eigen boeken.
Het rapport openen
Ga naar Rapporten > Jaarafsluiting. Het rapport opent op het laatst afgelopen boekjaar, normaal gezien het jaar dat u aan het afsluiten bent. De kiezer biedt enkel boekjaren aan: een afsluiting gaat over een boekjaar, en de controles over een willekeurige datum uitvoeren zou een periode beoordelen waarvan de jaarrekening nooit wordt neergelegd.
Het lopende boekjaar wordt ook aangeboden. Als u het selecteert, meldt het rapport dat het nog niet is afgesloten en houdt het de drie boekingen van de afsluiting achter tot dat wel zo is.
Hoe u het leest
Elke regel is een controle op uw grootboek. Er wordt niets bewaard: corrigeer een boeking en de controle verdwijnt bij de volgende weergave. Dat betekent ook dat een controle opnieuw kan opduiken als er later nog in het boekjaar wordt geboekt.
Er zijn twee soorten:
- Blokkerend — uw wettelijke jaarrekening zou fout zijn, of de neerlegging van uw jaarrekening zou geweigerd worden. Deze punten moeten opgelost worden.
- Na te kijken — er is een beslissing van u nodig. Het kan perfect correct zijn, maar kijk ernaar voordat u de cijfers vaststelt.
Geslaagde controles, en controles die niet op u van toepassing zijn, staan onderaan gegroepeerd onder Afgehandeld.
Elke controle brengt u naar de plek waar ze wordt opgelost. Noemt ze rekeningen, dan is elke rekening een link naar haar grootboek, al gefilterd op de periode waarover het bedrag gelezen is: het boekjaar voor een resultatenrekening, alles tot de afsluitdatum voor een balansrekening. Controles over facturen, vaste activa of de periodevergrendeling dragen een knop naar de betrokken lijst.
Wat er gecontroleerd wordt
Dit boekjaar is nog niet afgesloten. U bekijkt een boekjaar dat nog loopt. Er kan niets definitiefs in worden geboekt: er is geen slotresultaat om te belasten, geen slotpositie om te herwaarderen en niets om neer te leggen. De drie controles die die boekingen zouden doen, worden opzijgezet tot het boekjaar voorbij is, in plaats van u een knop aan te bieden die te vroeg boekt. U kunt de belastinglast nog altijd bewust boeken vanuit het vennootschapsbelastingrapport, dat u vooraf waarschuwt.
Niet-gecategoriseerde rekeningen dragen nog bedragen. Alles wat op een niet-gecategoriseerde rekening blijft staan, moet naar een echte rekening geboekt worden. Zolang dat niet gebeurd is, zeggen uw resultaat en uw kostenanalyse niets.
Rekeningen zonder rubriek in het wettelijke model. Deze rekeningen dragen een bedrag maar hun code komt met geen enkele lijn van het wettelijke model overeen, waardoor ze in een "niet-geklasseerde" rubriek van uw balans of resultatenrekening belanden en de neerlegging geweigerd wordt. Geef ze een correcte rekeningcode. Dit betreft meestal een rekening die onderweg is aangemaakt en wel een naam maar geen code kreeg.
Rekeningen buiten balans dragen een restsaldo. Rekeningen buiten balans komen noch op de balans noch in de resultatenrekening voor, dus een restsaldo brengt uw cijfers stilzwijgend uit evenwicht.
Facturen die u hebt uitgereikt, gedateerd tot de afsluitdatum, en niet geboekt zijn. Een niet-geboekte factuur staat eenvoudigweg niet in uw boeken: de opbrengst en de bijbehorende vordering ontbreken. De controle verwijst naar de lijst, zodat u meteen bij de betrokken facturen komt. Facturen met totaal nul die als Geen kosten zijn gemarkeerd, tellen niet mee: er valt niets te boeken.
Facturen die u hebt ontvangen, gedateerd tot de afsluitdatum, en niet geboekt zijn. Hetzelfde aan de aankoopzijde: de kost en de bijbehorende schuld ontbreken.
Geen vennootschapsbelasting geboekt op een winstgevend boekjaar. In België wordt de jaarrekening na winstverdeling neergelegd, dus de belastinglast en de geraamde belastingschuld moeten geboekt zijn voordat u ze kunt opmaken.
Facturen die op de afsluitdatum nog openstaan. Elke vordering en schuld die op de afsluitdatum nog openstaat, moet verantwoord worden, en wat u niet zult innen moet in waarde verminderd worden.
Vorderingen of schulden stemmen niet overeen met de openstaande facturen. Uw klanten- en leveranciersrekeningen moeten precies de facturen dragen die op de afsluitdatum nog openstaan. Zo niet, dan werd meestal een betaling voor een verkeerd bedrag gekoppeld, een creditnota twee keer toegepast, of iets met de hand op de rekening geboekt. De controle toont het verschil per rekening: vergelijk het grootboek van de rekening met de lijst van openstaande facturen op dezelfde datum.
Rekeningen met een saldo aan de onverwachte zijde. Een klantenrekening in credit of een leveranciersrekening in debet wijst meestal op een betaling die aan de verkeerde boeking gekoppeld is.
Geen wisselkoers voor een valuta in de boeken. Uw staten rekenen elk bedrag in vreemde valuta om tegen de referentiekoers van de Europese Centrale Bank voor zijn eigen boekingsdatum. Wanneer voor een valuta geen koers gevonden wordt, blijven die bedragen onomgerekend en zijn uw totalen niet betrouwbaar.
Geen afschrijvingen geboekt op de geregistreerde vaste activa. Er staan activa in het register maar er is geen afschrijving voor het boekjaar.
Het boekjaar is niet vergrendeld. De laatste stap: sluit de periode af zodra de cijfers definitief zijn, zodat ze nadien niet meer kunnen wijzigen. Deze controle is blokkerend, want een neerlegging vermeldt cijfers die niet meer mogen bewegen: eerst vergrendelen is wat garandeert dat wat u neerlegt overeenkomt met uw boeken.
De belasting boeken
Geen vennootschapsbelasting geboekt op een winstgevend boekjaar verwijst naar het rapport vennootschapsbelasting, waar de last regel per regel berekend en geboekt wordt. Dat is de enige plaats waar ze geboekt wordt, dus een geboekt bedrag heeft altijd een zichtbare berekening achter zich.
Samen met de herwaardering van vreemde valuta is het een van slechts twee controles die iets voor u boeken. De andere brengen u naar de betrokken boekingen en stoppen daar, bewust. Bij welke rekening een niet-gecategoriseerde betaling hoort, of een leveranciersaldo aan de verkeerde zijde een verkeerd gekoppelde betaling of een echt voorschot is, is een beslissing die alleen u kunt nemen. Een knop die zou gokken, zou een foute boeking zetten in een boekjaar dat u op het punt staat neer te leggen.
De assistent vragen
De AI-assistent kan dezelfde controles uitvoeren en ze met u doornemen. Vraag bijvoorbeeld "wat moet ik nog doen om 2025 af te sluiten?" en u krijgt dezelfde lijst terug, met de bedragen en de betrokken rekeningen.
Het boekjaar vaststellen
Onderaan de pagina telt een balk hoeveel controles in orde zijn en hoeveel er nog blokkeren. Het boekjaar afsluiten komt beschikbaar zodra niets meer blokkeert. Punten ter beoordeling worden apart geteld en houden de knop nooit dicht: dat zijn uw beslissingen, en u mag oordelen dat ze zo correct zijn.
Het vaststellen opent een eigen pagina, waar u opgeeft wat uw boeken niet kunnen weten — wanneer de algemene vergadering de jaarrekening goedkeurde, de taal en de rechtbank die de neerlegging vermeldt, uw waarderingsregels, uw gemiddelde personeelsbestand — en daarna de wettelijke controles van de Nationale Bank van België uitvoert. Zie uw jaarrekening neerleggen.
Daarvoor maakt u uw balans en resultatenrekening voor het boekjaar op en laat u ze goedkeuren. Belgische vennootschappen leggen neer bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering, en uiterlijk zeven maanden na het einde van het boekjaar.