Voordat een boekjaar kan worden goedgekeurd en de jaarrekening kan worden neergelegd, moet de boekhouding schoon zijn: niets meer niet-gecategoriseerd, niets meer op een wachtrekening, en de belastinglast van het jaar geboekt. Rapporten > Jaarafsluiting stelt die lijst op uit uw eigen boeken.
Het rapport openen
Ga naar Rapporten > Jaarafsluiting. Het rapport opent op het laatst afgelopen boekjaar, normaal gezien het jaar dat u aan het afsluiten bent. Met de datumkiezer bekijkt u een ander boekjaar.
Hoe u het leest
Elke regel is een controle op uw grootboek. Er wordt niets bewaard: corrigeer een boeking en de controle verdwijnt bij de volgende weergave. Dat betekent ook dat een controle opnieuw kan opduiken als er later nog in het boekjaar wordt geboekt.
Er zijn twee soorten:
- Blokkerend — uw wettelijke jaarrekening zou fout zijn, of de Nationale Bank zou de neerlegging weigeren. Deze punten moeten opgelost worden.
- Na te kijken — er is een beslissing van u nodig. Het kan perfect correct zijn, maar kijk ernaar voordat u de cijfers vaststelt.
Geslaagde controles, en controles die niet op u van toepassing zijn, staan onderaan gegroepeerd onder Afgehandeld.
Wat er gecontroleerd wordt
Niet-gecategoriseerde rekeningen dragen nog bedragen. Alles wat op een niet-gecategoriseerde rekening blijft staan, moet naar een echte rekening geboekt worden. Zolang dat niet gebeurd is, zeggen uw resultaat en uw kostenanalyse niets.
De wisselkoers-wachtrekening is niet aangezuiverd. Tijdens het jaar verzamelen zich kleine wisselkoersrestanten op een wachtrekening. Bij de afsluiting horen die bij de gerealiseerde wisselresultaten.
Balansrekeningen zonder wettelijke rubriek. Deze rekeningen dragen een saldo maar hun code komt met geen enkele lijn van het wettelijke model overeen, waardoor ze in een "niet-geklasseerde" rubriek van uw balans belanden. Geef ze een correcte rekeningcode.
Rekeningen buiten balans dragen een restsaldo. Rekeningen buiten balans komen noch op de balans noch in de resultatenrekening voor, dus een restsaldo brengt uw cijfers stilzwijgend uit evenwicht.
Facturen tot de afsluitdatum die niet geboekt zijn. Een niet-geboekte factuur staat eenvoudigweg niet in uw boeken: de opbrengst of kost en de bijbehorende vordering of schuld ontbreken.
Geen vennootschapsbelasting geboekt op een winstgevend boekjaar. De jaarrekening wordt na winstverdeling neergelegd, dus de belastinglast en de geraamde belastingschuld moeten geboekt zijn voordat u ze kunt opmaken.
Facturen die op de afsluitdatum nog openstaan. Elke vordering en schuld die op de afsluitdatum nog openstaat, moet verantwoord worden, en wat u niet zult innen moet in waarde verminderd worden.
Rekeningen met een saldo aan de onverwachte zijde. Een klantenrekening in credit of een leveranciersrekening in debet wijst meestal op een betaling die aan de verkeerde boeking gekoppeld is.
Balansrekeningen in vreemde valuta. Saldi in vreemde valuta moeten tegen de slotkoers geherwaardeerd worden.
Geen afschrijvingen geboekt op de geregistreerde vaste activa. Er staan activa in het register maar er is geen afschrijving voor het boekjaar.
Het boekjaar is niet vergrendeld. De laatste stap: sluit de periode af zodra de cijfers definitief zijn, zodat ze nadien niet meer kunnen wijzigen.
De assistent vragen
De AI-assistent kan dezelfde controles uitvoeren en ze met u doornemen. Vraag bijvoorbeeld "wat moet ik nog doen om 2025 af te sluiten?" en u krijgt dezelfde lijst terug, met de bedragen en de betrokken rekeningen.
Zodra de controles in orde zijn
Als er niets meer blokkeert, maakt u uw balans en resultatenrekening voor het boekjaar op, laat u ze goedkeuren en sluit u de periode af. Belgische vennootschappen leggen hun jaarrekening daarna neer bij de Nationale Bank van België binnen dertig dagen na de goedkeuring door de algemene vergadering, en uiterlijk zeven maanden na het einde van het boekjaar.